Monteurzimmer und Steuern: was auf dich zukommt

Privat oder gewerblich: welche Steuern fallen an?

Private Vermietung löst Einkommensteuer und Umsatzsteuer aus, gewerbliche Vermietung zusätzlich Gewerbesteuer. Deshalb klärst du vor jeder Rechnung die Einordnung, denn fast alles Weitere folgt daraus.

Vermögensverwaltung. Du überlässt möblierte Räume mit den üblichen Nebenleistungen: Bettwäsche, Endreinigung, WLAN, Schlüsselbox. Dann versteuerst du das Ergebnis nach § 21 EStG als Vermietungseinkünfte.

Gewerbebetrieb. Tritt die reine Raumüberlassung hinter eine hotelähnliche Organisation zurück, wird es gewerblich (§ 15 EStG). Die Finanzverwaltung stellt im amtlichen Einkommensteuer-Handbuch (H 15.7 (2) EStH) vor allem auf zwei Punkte ab: wie oft die Gäste wechseln und ob Zusatzleistungen eine eigene Organisation brauchen. Der Gewinn wird meist per Einnahmenüberschussrechnung ermittelt.

Typische Anzeichen für das Gewerbe:

• Zwischenreinigung im festen Takt, Wäscheservice, Frühstück
• angestellte oder fest eingeteilte Reinigungskräfte, feste Servicezeiten
• viele Einheiten, mehrere Standorte, täglicher Wechsel
• angemietete Wohnungen, die du weitervermietest

Kein Merkmal entscheidet allein. Weder die Zahl der Betten noch der Umsatz ist ein Kriterium. Das Raster mit allen Abgrenzungsmerkmalen und den Ablauf der Anmeldung findest du im Artikel Gewerbe anmelden für Monteurzimmer.

Eine GmbH oder UG ist immer gewerblich, schon wegen der Rechtsform. Sie zahlt Körperschaftsteuer statt Einkommensteuer, dazu Gewerbesteuer ohne Freibetrag. Was das für den Start bedeutet, steht unter Rechtsform für die Monteurvermietung.

Wie viel Einkommensteuer zahlst du auf Monteurzimmer?

Einkommensteuer zahlst du auf den Überschuss aus der Vermietung, zum persönlichen Steuersatz zwischen 14 und 45 %. Das gilt für jede natürliche Person, für private wie gewerbliche Vermietung, für ein einzelnes Zimmer genauso wie für zehn Wohnungen. Auch eine einzelne Projektbuchung über sechs Wochen gehört in die Erklärung.

Der Überschuss sind alle Einnahmen minus alle Werbungskosten oder Betriebsausgaben. Zu den Einnahmen zählt mehr, als viele denken:

• Übernachtungspreise einschließlich Nebenkosten
• Endreinigung, Zwischenreinigung, Wäsche
• Parkplatz, Stellplatz für den Transporter
• Stornogebühren und einbehaltene Kautionen (eine zurückgezahlte Kaution nicht)

Der Überschuss wird mit deinen übrigen Einkünften zusammengerechnet, etwa mit Lohn oder Rente. Erst auf diese Summe greift der Tarif. Der Grundfreibetrag liegt 2026 bei 12.348 € (§ 32a Abs. 1 EStG). Danach steigt der Steuersatz an, bis zum Spitzensatz von 42 % ab 69.879 € zu versteuerndem Einkommen und 45 % ab 277.826 €. Wer schon gut verdient, zahlt auf jeden zusätzlichen Euro aus der Vermietung eher 33 bis 42 Cent als 14.

Verluste, etwa im Anlaufjahr mit hohen Ausstattungskosten, kannst du mit anderen Einkünften verrechnen. Voraussetzung: Du willst auf Dauer einen Überschuss erzielen. Ein schwaches Jahr oder Leerstand zwischen zwei Projekten ändert daran nichts, solange du nachweislich vermieten willst. Halte deshalb Inserate, Anfragen und gesperrte Zeiten fest.

Was kannst du als Werbungskosten und AfA absetzen?

Absetzen kannst du alles, was durch die Vermietung veranlasst ist: laufende Kosten sofort, teure Anschaffungen über die Abschreibung (AfA). Die eigentliche Frage ist also, ob sofort oder verteilt über mehrere Jahre.

Sofort absetzbar sind laufende Kosten im Jahr der Zahlung: Schuldzinsen (nicht die Tilgung), Grundsteuer, Versicherungen, Strom, Heizung, Wasser, Internet, Reinigung und Wäsche, Reparaturen, Portalgebühren, Inserate, Software, Steuerberatung, Fahrten zum Objekt. Wohnst du nicht selbst in der Wohnung, ordnest du die Kosten voll der Vermietung zu. Bei Mischnutzung teilst du nach einem nachvollziehbaren Maßstab auf.

Geringwertige Wirtschaftsgüter bis 800 € je Stück (netto, wenn du Vorsteuer ziehst) setzt du im Jahr der Anschaffung voll ab (§ 6 Abs. 2 EStG). Ein Bettgestell, eine Matratze, ein Kühlschrank fallen oft darunter. Der Sammelposten für Güter zwischen 250 und 1.000 € (§ 6 Abs. 2a EStG) gilt nur für Betriebe, nicht für die private Vermietung.

Abschreibung (AfA) gilt für alles, was länger hält und teurer ist: die Einbauküche, die komplette Möblierung eines Zimmers, das Gebäude selbst. Möbel und Geräte schreibst du über die Nutzungsdauer laut amtlicher AfA-Tabelle ab. Beim Gebäude gilt nach § 7 Abs. 4 EStG:

Für neue Wohngebäude mit Baubeginn oder Kaufvertrag zwischen dem 1.10.2023 und dem 30.9.2029 gibt es alternativ 5 % degressiv vom Restwert (§ 7 Abs. 5a EStG). Grund und Boden schreibst du nie ab. Kaufnebenkosten wie Grunderwerbsteuer und Notar erhöhen die AfA-Basis, soweit sie aufs Gebäude entfallen.

Vorsicht nach dem Kauf. Gibst du innerhalb von drei Jahren nach dem Erwerb mehr als 15 % der Gebäude-Anschaffungskosten (netto) für Instandsetzung und Modernisierung aus, werden daraus anschaffungsnahe Herstellungskosten (§ 6 Abs. 1 Nr. 1a EStG). Dann gibt es keinen Sofortabzug, alles läuft über die Gebäude-AfA. Wer eine Wohnung kauft und für Monteure herrichtet, landet schnell über dieser Grenze. Plan die Renovierung mit deiner Steuerberatung, bevor die Handwerker kommen.

Vor dem ersten Gast. Auch Kosten vor dem ersten Einzug zählen: Inserate, Besichtigungsfahrten, Beratung, Software. Voraussetzung ist, dass deine Vermietungsabsicht nach außen erkennbar ist.

Ein Erfahrungswert aus der Vermieterpraxis: Vergessen werden fast immer die kleinen Posten. Portalgebühren, Domain, Kontogebühren für das Vermietungskonto, die anteilige Handyrechnung. Ein eigenes Konto nur für die Vermietung ist keine Pflicht, spart dir am Jahresende aber Stunden.

Wann zahlst du Gewerbesteuer, und wie viel fließt zurück?

Gewerbesteuer zahlst du nur als gewerblicher Vermieter und nur auf den Gewerbeertrag über 24.500 € (§ 11 Abs. 1 GewStG). Der Gewerbeertrag ist grob gesagt dein Gewinn mit einigen Hinzurechnungen und Kürzungen.

So rechnest du:

1. Gewerbeertrag ermitteln
2. Als Einzelunternehmer oder Personengesellschaft 24.500 € Freibetrag abziehen (§ 11 Abs. 1 GewStG)
3. Mit der Steuermesszahl 3,5 % multiplizieren (§ 11 Abs. 2 GewStG), das ergibt den Messbetrag
4. Messbetrag mal Hebesatz deiner Gemeinde

Für Einzelunternehmer gleicht § 35 EStG viel aus. Die Einkommensteuer sinkt um das Vierfache des Messbetrags, gedeckelt auf die tatsächlich gezahlte Gewerbesteuer und auf den Anteil der Einkommensteuer, der deinen gewerblichen Einkünften zuzurechnen ist. Bei einem Hebesatz um 400 % gleicht sich das weitgehend aus. Liegt der Hebesatz deutlich höher, bleibt ein Rest.

Ein Rechenbeispiel mit Hebesatz steht im Artikel Gewerbe anmelden für Monteurzimmer.

Wer angemietete Wohnungen weitervermietet, sollte wissen: Ein Teil der gezahlten Mieten wird dem Gewerbeertrag wieder hinzugerechnet. Das wirkt sich erst aus, wenn die Summe aller Hinzurechnungen einen Freibetrag übersteigt. Bei kleinen Betrieben bleibt es meist folgenlos, bei vielen angemieteten Objekten lohnt das Nachrechnen.

Erweiterte Kürzung. Grundstücksgesellschaften, die ausschließlich eigenen Grundbesitz verwalten, können ihren Gewerbeertrag um den Teil kürzen, der auf diesen Grundbesitz entfällt (§ 9 Nr. 1 Satz 2 GewStG). Für eine Vermietungs-GmbH kann das viel Geld wert sein. Für Monteurzimmer mit Beherbergungscharakter und Zusatzleistungen greift sie in aller Regel nicht. Wer über eine Immobilien-GmbH nachdenkt, bespricht diese Frage mit der Steuerberatung.

Umsatzsteuer und Kleinunternehmer in Kürze

Umsatzsteuer fällt bei privater wie gewerblicher Vermietung an: 7 % auf die Übernachtung, 19 % auf andere Leistungen, außer du bist Kleinunternehmer. Wer nachhaltig gegen Entgelt vermietet, ist Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes.

• Kurzfristige Beherbergung kostet 7 % (§ 12 Abs. 2 Nr. 11 UStG). Dazu gehören Bett, Möbel, Strom, Heizung, Bettwäsche.
• 19 % zahlst du auf alles, was der Übernachtung nicht unmittelbar dient, etwa ein Parkplatz oder ein Wäscheservice für Arbeitskleidung. Weise sie auf der Rechnung getrennt aus.
• Kleinunternehmer bist du, wenn dein Gesamtumsatz maximal 25.000 € im Vorjahr und maximal 100.000 € im aktuellen Jahr beträgt (§ 19 Abs. 1 UStG). Die 100.000 € sind eine harte Grenze: Schon der Umsatz, mit dem du sie überschreitest, ist steuerpflichtig.

Für Vermieter mit Firmenkunden lohnt die Kleinunternehmerregelung selten. Die Firma zieht die Umsatzsteuer ohnehin als Vorsteuer ab, du dagegen verlierst den Vorsteuerabzug auf Möbel, Renovierung und Software. Im Monteur-Podcast, Folge 06, rechnet Markus Wanning vor: Rund drei dauerhaft belegte Betten bei 25 € netto pro Nacht reichen schon an die 25.000 € heran.

Alles Weitere: Umsatzsteuer bei Monteurzimmern, Kleinunternehmerregelung für Vermieter, Rechnung für Monteurzimmer und E-Rechnung für Vermieter.

Zahlst du Soli und Kirchensteuer auf Mieteinnahmen?

Nein, nicht direkt: Soli und Kirchensteuer sind Zuschläge auf deine gesamte Einkommensteuer. Auf Mieten, Übernachtungspreise oder einzelne Rechnungen werden sie nie erhoben.

Solidaritätszuschlag. 5,5 % der Einkommensteuer, aber erst oberhalb einer Freigrenze. Sie liegt bei 20.350 € Einkommensteuer für Alleinstehende und 40.700 € bei Zusammenveranlagung (§ 3 Abs. 3 SolzG). Gemeint ist die Steuer, nicht das Einkommen. Knapp darüber wird der Soli schrittweise eingeschliffen: Er beträgt dann höchstens 11,9 % dessen, was über der Freigrenze liegt. Die meisten nebenberuflichen Vermieter zahlen deshalb keinen Soli. Eine GmbH zahlt ihn auf die Körperschaftsteuer, ohne diese Freigrenze.

Kirchensteuer. Sie fällt nur an, wenn du Mitglied einer steuererhebenden Religionsgemeinschaft bist. Der Satz beträgt 8 % der Einkommensteuer in Bayern und Baden-Württemberg, 9 % in den übrigen Ländern. Es zählt dein Wohnsitz, nicht der Ort der Wohnung. Wer in Rheinland-Pfalz wohnt und in Bayern vermietet, zahlt 9 %. Die gezahlte Kirchensteuer ist eine Sonderausgabe bei dir persönlich, keine Werbungskosten der Wohnung. Buch sie also nicht als Objektkosten.

Buchführung: EÜR, Anlage V oder Bilanz

Private Vermieter ermitteln den Überschuss in der Anlage V, gewerbliche meist per Einnahmenüberschussrechnung, eine GmbH immer per Bilanz.

Bücher und Bilanz musst du als gewerblicher Einzelunternehmer steuerlich erst führen, wenn dein Gesamtumsatz 800.000 € im Kalenderjahr oder dein Gewinn 80.000 € im Wirtschaftsjahr übersteigt und das Finanzamt dich dazu auffordert (§ 141 Abs. 1 AO). Private Vermieter betrifft § 141 AO nicht. Handelsrechtlich bucht doppelt, wer Kaufmann ist (§ 1 HGB).

Ganz ohne Ordnung geht es trotzdem nicht. Rechnungen bewahrst du acht Jahre auf, Bücher und Aufzeichnungen zehn (§ 147 Abs. 3 AO). Elektronisch eingegangene Belege bleiben elektronisch, ein Ausdruck ersetzt das Original nicht.

Beherbergungssteuer der Gemeinden

Die Beherbergungssteuer ist eine kommunale Steuer, die manche Gemeinden per Satzung erheben, andere nicht. Sie heißt auch Übernachtungssteuer, Bettensteuer oder City-Tax und ist keine Bundessteuer.

Für Monteurzimmer entscheidend: Gemeinden dürfen auch beruflich bedingte Übernachtungen besteuern, so das Bundesverfassungsgericht 2022. Viele Satzungen nehmen Dienstreisen trotzdem aus, meist gegen eine Bescheinigung des Arbeitgebers. Andere besteuern jede Übernachtung. Einziehen und abführen musst die Steuer oft du als Vermieter. Prüf deshalb die Satzung der Gemeinde, in der deine Wohnung liegt, bevor du Preise kalkulierst.

Davon zu unterscheiden ist die Kurtaxe, ein Beitrag in Kur- und Erholungsorten. Mehr dazu unter Bettensteuer, Kurtaxe und berufliche Übernachtung.

Rechenbeispiel: zwei Monteurwohnungen

Im Beispiel kosten 12.000 € Überschuss aus zwei Monteurwohnungen rund 4.640 € zusätzliche Steuern, also knapp 39 %.

Alle Werte sind Annahmen zur Veranschaulichung, keine KWATERA24-Zahlen. Vereinfachte Rechnung nach dem Tarif 2026, ohne Sonderausgabenabzug der Kirchensteuer und ohne weitere persönliche Abzüge.

Ausgangslage: Alleinstehend, nicht verheiratet, Wohnsitz in Rheinland-Pfalz, kirchensteuerpflichtig. Hauptberuf mit 45.000 € zu versteuerndem Einkommen. Dazu zwei eigene, möblierte Wohnungen, privat vermietet an Monteurteams, Bettwäsche und Endreinigung inklusive, keine weiteren Services. Also Vermögensverwaltung nach § 21 EStG. Regelbesteuert bei der Umsatzsteuer, alle Beträge netto.

Was das an Steuern auslöst:

Den Soli zahlt diese Person nicht, weil ihre Einkommensteuer weit unter der Freigrenze von 20.350 € bleibt. Gewerbesteuer fällt ohnehin nicht an. Selbst bei gewerblicher Einstufung läge der Gewerbeertrag von 12.000 € unter dem Freibetrag von 24.500 €.

Praktisch heißt das: Leg von jedem Euro Überschuss rund 40 Cent zurück, bis der Bescheid da ist. Bei der Umsatzsteuer kommt etwas hinzu. Die 7 % auf die 36.000 € (2.520 €) gehören nie dir, abzüglich deiner Vorsteuer führst du sie ans Finanzamt ab.

Steuer-Fahrplan im Jahreslauf

Der Steuer-Fahrplan hat feste Termine: Einkommensteuer-Vorauszahlungen am 10. März, Juni, September und Dezember, Gewerbe- und Grundsteuer am 15. Februar, Mai, August und November. Die Daten gelten, sofern das Finanzamt Vorauszahlungen festgesetzt hat oder du Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgeben musst. Fällt ein Termin auf ein Wochenende oder einen Feiertag, verschiebt er sich auf den nächsten Werktag.

Wer zu spät abgibt, riskiert einen Verspätungszuschlag (§ 152 AO). Ein Termin geht oft unter: Steigt dein Überschuss deutlich, setzt das Finanzamt nach dem ersten Bescheid Vorauszahlungen fest. Im Jahr danach zahlst du die Nachzahlung für das alte Jahr und die ersten Vorauszahlungen für das neue. Genau dafür ist die Rücklage da.

Wird als Grafik (HTML) umgesetzt, siehe Bildbriefing.

Dazu im Podcast: Folge 04 – Gewerbe oder privat? klärt die Weiche, an der alle Steuerfragen hängen. Folge 06 – Rechnungsstellung mit Umsatzsteuer erklärt 7 und 19 %, die Kleinunternehmerregelung und die Pflichtangaben auf Firmenrechnungen. Und in Folge 07 – Welche Rechtsform für den Start? geht es darum, wann Einzelunternehmen oder GmbH passt, inklusive Körperschaftsteuer und fehlendem Gewerbesteuer-Freibetrag.

Alle Steuerthemen im Detail

Zu jedem Steuerthema rund um Monteurzimmer gibt es einen eigenen Beitrag:

• Gewerbe anmelden für Monteurzimmer: Wann du gewerblich bist, Gewerbesteuer, IHK, Anmeldung
• Umsatzsteuer bei Monteurzimmern: 7 oder 19 %, Nebenleistungen, Langzeitvermietung
• Kleinunternehmerregelung für Vermieter: Grenzen, Wechsel, Verzicht
• Rechnung für Monteurzimmer: Pflichtangaben, Sammelrechnung an die Firma
• E-Rechnung für Vermieter: was ab 2027 gilt
• Bettensteuer, Kurtaxe und berufliche Übernachtung: kommunale Abgaben
• Rechtsform für die Monteurvermietung: Einzelunternehmen, GbR, GmbH

Fazit

Steuern bei der Monteurzimmer-Vermietung sind einfacher, als die vielen Begriffe vermuten lassen. Zuerst klärst du die Einordnung: Vermögensverwaltung oder Gewerbebetrieb. Dann sammelst du von Anfang an jeden Beleg und legst einen festen Anteil des Überschusses zurück. Die Termine aus dem Fahrplan trägst du einmal in den Kalender ein. Für Einzelfragen helfen die Unterartikel, für deinen Fall die Steuerberatung, und den Einstieg bietet der Leitfaden Monteurzimmer vermieten.