Rechnungsstellung mit UmsatzsteuerGilt für Monteurzimmer 7 oder 19 Prozent Umsatzsteuer, und was muss auf die Rechnung an eine Firma?

00:00Wenn die Rechnung zurückkommt

Eine Firma bucht drei Betten für sechs Wochen. Die Monteure sind zufrieden, die Abreise läuft glatt. Du schickst die Rechnung. Zwei Wochen später kommt eine Mail aus der Buchhaltung. So können wir das nicht verbuchen. Bitte neu ausstellen. Und dein Geld? Das kommt erst, wenn die Rechnung stimmt.

Das ist Folge 6: Rechnungsstellung mit Umsatzsteuer, Kleinunternehmerregelung, 7 oder 19 Prozent? Es geht heute darum, welche Umsatzsteuer für dich gilt. Und wie eine Rechnung aussehen sollte, die eine Firma ohne Rückfrage bezahlt.

00:41Intro und Hinweis

Hallo und herzlich willkommen beim Monteur-Podcast. Vermietung an Fachkräfte und Monteure. Ich bin euer Host, Markus Wanning.

Vorab, wie bei allen Rechts- und Steuerthemen: Ich bin Praktiker, kein Anwalt und kein Steuerberater. Das hier ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Lass deinen eigenen Fall prüfen.

01:06Kleinunternehmerregel: Grenzen und Fallstricke

In Folge 4 habe ich die Kleinunternehmerregel kurz angesprochen. Heute schauen wir genauer hin. Am Anfang klingt sie verlockend. Keine Umsatzsteuer auf der Rechnung, weniger Papierkram, jedoch hat die Regel ihre Grenzen und auch Fallstricke.

Aktuell gelten zwei Grenzen. Man darf im Vorjahr höchstens 25.000 Euro Umsatz gemacht haben. Und im laufenden Jahr höchstens 100.000 Euro.

25.000 Euro klingt nach viel. Rechne dir das aber mal in Betten um. Bei rund 25 Euro netto pro Bett und Nacht sind das im Schnitt keine drei belegten Betten bei 365 Tagen. Wer mehr als eine Wohnung plant, ist also schnell drüber.

Wichtiger ist aber die zweite Grenze. Überschreitest du im laufenden Jahr 100.000 Euro, bist du sofort raus. Schon die Rechnung, mit der du drüber gehst, braucht Umsatzsteuer. Und jede danach auch. Stell dir vor, du hast mit einer polnischen Firma einen Preis ohne Umsatzsteuer vereinbart. Die Steuer kannst du oft nicht einfach nachfordern. Im Zweifel bleibst du auf dem Schaden sitzen.

Ein krasser Nachteil.

02:24Bringt die Regel überhaupt etwas?

Es stellt sich die Frage: Bringt dir die Regel bei Firmenkunden überhaupt etwas? Meiner Meinung nach meistens nicht.

Aus der Sicht der Firma ist die Mehrwertsteuer egal. In der Regel holt sich die Firma die Umsatzsteuer vom Finanzamt zurück. Für sie zählt also nur der Nettopreis. Ob auf deiner Rechnung 7 Prozent stehen oder gar keine Steuer, ist ihr am Ende somit gleich. Für unsere ausländischen Monteure ist es schon relevant. Die Grenze von 25.000 Euro Umsatz ist aber so gering, dass man meistens sowieso im ersten Betriebsjahr drüber kommt.

Zudem hat es für dich einen großen Nachteil. Als Kleinunternehmer darfst du keine Vorsteuer ziehen. Die Umsatzsteuer auf deine Einkäufe bleibt also bei dir hängen. Insbesondere am Anfang, wo man viel investiert, macht sich das schnell im Portemonnaie bemerkbar.

Heißt für dich im Klartext: Willst du an Monteure und B-to-B-Firmen vermieten und wachsen, plane von Anfang an mit der Umsatzsteuer. Und jetzt nochmal der Hinweis: Sprich das mit deinem Steuerberater im Detail ab, bevor die erste Rechnung rausgeht.

04:007 oder 19 Prozent?

Bist du kein Kleinunternehmer, kommt die nächste Frage. Welcher Steuersatz gilt denn überhaupt?

Für die Übernachtung gelten 7 Prozent. Dazu gehört alles, was direkt der Übernachtung dient. Das Bett, die Möbel, der Strom. Auch Bettwäsche und Handtücher.

Aber nicht alles läuft mit 7 Prozent. Was nicht unmittelbar der Übernachtung dient, kostet 19 Prozent.

Ein typisches Beispiel bei Monteuren: ein Wäscheservice für die Arbeitskleidung. Bietest du so etwas an, gib ihm einen eigenen Preis. Dann ist auf der Rechnung sofort klar, was mit 7 und was mit 19 Prozent läuft.

04:44Was auf die Rechnung muss

Was muss ich nun auf der Rechnung ausweisen? Netto oder brutto? Privatleuten musst du immer den Endpreis nennen, also inklusive Umsatzsteuer. Bei Firmen ist der Nettopreis üblich. Wir schreiben ins Angebot den Preis pro Bett und Nacht, netto. Darunter die Umsatzsteuer. Und dann den Betrag, der am Ende überwiesen wird. So sieht der Disponent sofort, was er netto pro Nacht bezahlt. Darauf kommt es als Referenzgröße meist an.

Und damit zur Rechnung selbst. Mit unseren Unterkünften schreiben wir im Schnitt rund 60 Rechnungen im Monat. Wir rechnen in Abschnitten von ein bis zwei Wochen ab. Und fast jeder zweite Kunde verlängert. Jede Verlängerung ist eine neue Rechnung. Von Hand geht das nicht mehr sauber. Deshalb haben wir uns für die Rechnungsstellung ein eigenes System gebaut. Aus dem bestätigten Angebot wird die Rechnung. Firma, Zeitraum, Betten und Preis stehen dann schon drin. Nichts wird doppelt abgetippt. Und alles ist GoBD-konform.

Die erste Regel: Die Rechnung geht an die Firma, nicht an den Monteur. Die Firma ist dein Vertragspartner, das hatten wir in Folge 5. Und nur sie kann sich die Umsatzsteuer zurückholen. Schreib den Firmennamen genau so, wie er auf der Bestellung steht. Nicht den Namen der Baustelle. Die richtige Firmenanschrift ist enorm wichtig, da es ansonsten zu Beanstandungen der Rechnung kommt. Auch hierfür haben wir uns einen eigenen Prozess in unserem System gebaut, damit der Kunde seine Kundendaten selbst pflegen kann.

Was muss sonst drauf? Ich gehe es mit dir in vier Gruppen durch.

Erstens: deine Firma. Dein vollständiger Name, Firmenname und deine Anschrift. Und deine Steuernummer oder deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

Zweitens: Nummer und Datum. Jede Rechnung bekommt eine fortlaufende Nummer, die es nur einmal gibt. Dazu das Rechnungsdatum.

Drittens: was und wann. Wie viele Betten, wie viele Nächte, in welcher Unterkunft. Und der Leistungszeitraum, also Anreise und Abreise. Nicht einfach „Oktober“. Läuft ein Aufenthalt über das Monatsende, sieht die Buchhaltung so sofort, welche Nächte in welchen Monat gehören.

Viertens: wie viel. Der Nettobetrag, getrennt nach Steuersätzen. Dazu der Steuersatz und der Steuerbetrag.

Hier ein echtes Beispiel aus unserem Betrieb. Zwei Monteure, eine Woche, eine Wohnung im Rhein-Main-Gebiet. Zwei Betten mal sieben Nächte Übernachtung. Das macht 630 Euro netto. Auf die Übernachtung kommen 7 Prozent, also 44,10 Euro. Zusammen 674,10 Euro. Eine Endreinigung haben wir nicht ausgewiesen.

Mit so einer Rechnung holt sich die Firma die Umsatzsteuer vom Finanzamt zurück. Fehlt eine Pflichtangabe, kann das Finanzamt ihr den Vorsteuerabzug verweigern. Deshalb prüft die Buchhaltung genau. Und schickt die Rechnung lieber an dich zurück, statt zu zahlen.

08:10Kostenstelle und Kunden aus dem Ausland

Aus der Praxis noch zwei Dinge. Viele Firmen wollen eine Kostenstelle oder eine Bestellnummer auf der Rechnung. Frag danach schon bei der Buchung, nicht erst, wenn das Geld ausbleibt. Wir haben dies in unserem System ebenfalls hinterlegt. Und ein Teil unserer Firmenkunden sitzt im Ausland. Auch die bekommen eine Rechnung mit deutscher Umsatzsteuer. Die Übernachtung findet in Deutschland statt, also gilt das deutsche Umsatzsteuerrecht. Kein Reverse-Charge.

08:47Drei Dinge zum Mitnehmen

Puh, ganz schön viel Bürokratie. Jetzt nochmal zusammengefasst für dich: drei Dinge zum Mitnehmen.

Erstens: Die Kleinunternehmerregel passt bei der Monteurzimmervermietung selten. Die Firma rechnet ohnehin netto, und du verlierst die Vorsteuer auf deine Einkäufe. Die Grenzen sind eng, und der Aufwand mit Umsatzsteuer ist nicht so hoch. Meine Meinung: Nutze die Kleinunternehmerregelung nicht.

Zweitens: Die Übernachtung läuft mit 7 Prozent. Extras wie ein Wäscheservice laufen mit 19 Prozent.

Drittens: Die Rechnung geht an die Firma und muss richtig ausgestellt sein. Mit allen Pflichtangaben, dem Leistungszeitraum, dem richtigen Firmennamen und der Steuer getrennt ausgewiesen. Nur dann kann sich die Firma die Umsatzsteuer zurückholen. Und zahlt auch ohne Rückfrage.

Die Antwort auf die Frage aus dem Titel heißt also: 7 Prozent für die Übernachtung, 19 für Extras wie den Wäscheservice. Und als Betreiber mit Firmenkunden fährst du ohne Kleinunternehmerregel meist besser.

Und noch einmal: Ich bin Praktiker, kein Anwalt und kein Steuerberater. Das war keine Rechts- oder Steuerberatung. Lass deinen Fall von einem Steuerberater prüfen.

In der nächsten Folge geht es um die Rechtsform. Einzelunternehmen, GbR oder GmbH: Womit startest du, und wann lohnt sich der Wechsel?

Wenn dir die Folge geholfen hat: Abonnier den Monteur-Podcast. Und schick sie jemandem, der gerade seine erste Rechnung an eine Monteurfirma schreibt. Bis zum nächsten Mal.