Kaution bei Monteurzimmern: Höhe, Abzüge, Rückzahlung

Muss ich als Vermieter eine Kaution verlangen?

Nein, eine Kaution ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, weder beim Beherbergungsvertrag noch beim Mietvertrag. Du entscheidest selbst, ob du eine Sicherheit willst. Dann musst du sie aber vor der Buchung vereinbaren.

Eine Kaution ist eine Sicherheit für Forderungen, die nach dem Aufenthalt offen sein können. Sie ist kein Teil des Preises, keine Gebühr und keine Strafe. Was weder Angebot noch Bestätigung noch wirksam einbezogene AGB nennen, kannst du bei der Schlüsselübergabe nicht mehr einfordern. Nachträglich geht das nur, wenn der Kunde zustimmt.

Ob sich eine Kaution lohnt, hängt vom Risiko und vom Aufwand ab, nicht vom Preis pro Nacht. Jede Kaution musst du annehmen, zuordnen, prüfen, abrechnen und zurückzahlen. Bei einem Einzelmonteur für fünf Nächte in einem schlicht eingerichteten Zimmer kann dieser Aufwand größer sein als das Risiko. Bei einem Team von sechs Leuten für drei Monate in einer voll ausgestatteten Wohnung sieht das anders aus.

Auch ohne Kaution brauchst du eine Dokumentation von Zustand, Inventar und Schlüsseln. Die Kaution ersetzt keinen Beweis, sie macht nur die Abwicklung einfacher. Wie du einen Schaden belegst, steht im Artikel Mieter verursacht Schaden: wer zahlt?.

Welche Regeln gelten für die Kaution je nach Vertragsart?

Für die Kaution entscheidet die Vertragsart, nicht das Wort „Kaution“: Beim Beherbergungsvertrag und bei der Firma als Mieterin ist sie frei vereinbar, bei Wohnraummiete gilt § 551 BGB. Welche Vertragsart vorliegt, entscheiden zwei Fragen: Wer unterschreibt, und was leistest du außer dem Bett?

Beherbergungsvertrag. Die meisten Monteurunterkünfte mit Bettwäsche, Reinigung und kurzer Laufzeit arbeiten so. Das Gesetz kennt für diesen Vertrag keine eigene Kautionsregel. Höhe, Fälligkeit und Rückzahlung legst du fest. Stehen sie in deinen AGB, prüfen Gerichte sie auf Angemessenheit (§ 307 BGB). Eine Kaution, die das Risiko weit übersteigt, kann deshalb trotzdem unwirksam sein.

Firma mietet für ihre Leute. Mietet eine Firma eine Wohnung, um sie ihren Beschäftigten zu überlassen, ist das Gewerberaummiete. § 578 BGB erklärt für diese Verträge einzelne Wohnraumregeln für anwendbar, § 551 BGB gehört nicht dazu. Die Grenze von drei Monatsmieten gilt hier also nicht. Die AGB-Kontrolle gilt auch gegenüber Firmen.

Monteur mietet selbst Wohnraum. Unterschreibt der Monteur einen Mietvertrag für Wohnraum, gilt § 551 BGB. Das bleibt auch so, wenn er nur vorübergehend bleibt. Für solche Verträge streicht § 549 Abs. 2 BGB mehrere Mieterschutzregeln, die Kautionsregel aber nicht. Abweichende Vereinbarungen zu seinem Nachteil sind unwirksam (§ 551 Abs. 4 BGB).

Ohne Kaution steht dir als Beherberger ein gesetzliches Pfandrecht an den Sachen zu, die der Gast mitgebracht hat (§ 704 BGB). In der Praxis hilft das selten, denn Werkzeug und Gepäck fahren mit dem Team zur nächsten Baustelle. Mehr zur Abgrenzung steht im Artikel Beherbergungsvertrag oder Mietvertrag.

Dazu im Podcast · Folge 05

Der Beherbergungsvertrag

Der Beherbergungsvertrag – warum für Monteure meist der Beherbergungsvertrag passt und welche Punkte hineingehören, darunter, wann gezahlt wird.

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• 0:50Mietvertrag oder Beherbergungsvertrag?
• 2:38Was in den Vertrag gehört

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Wie hoch darf die Kaution für ein Monteurzimmer sein?

Die Kaution für ein Monteurzimmer darf bei Wohnraummiete höchstens drei Monatsmieten ohne ausgewiesene Betriebskosten betragen, sonst richtet sie sich nach dem realistischen Risiko. Einen gesetzlichen Eurobetrag für Kurzaufenthalte gibt es nicht. Schau deshalb nicht auf andere Inserate, sondern auf deine eigene Wohnung.

Für die angemessene Höhe zählen vor allem diese Punkte:

• Inventar: Was kostet es, Matratzen, Fernseher, Waschmaschine und Kochgeschirr zu ersetzen?
• Schlüssel: Einzelzylinder, Gleichschließung oder Schließanlage? Wie viele Schlüssel und Transponder gibst du aus?
• Dauer und Personen: Mehr Leute und mehr Wochen bedeuten mehr Gebrauch und mehr Teamwechsel.
• Vertragspartner: Haftet eine solvente Firma, ist das Ausfallrisiko kleiner als bei einer Privatperson.
• Wettbewerb: Eine hohe Kaution schreckt Firmen ab, die schnell buchen wollen. Manche Disponenten sortieren solche Angebote aus.

Bei Wohnraummiete zählen alle Sicherheiten zusammen. Eine Mietkaution plus Möbelkaution plus Schlüsselkaution darf die drei Monatsmieten insgesamt nicht überschreiten. Wie du die Beträge nennst, ist egal. Entscheidend ist ihr Zweck.

Rechenbeispiel: Obergrenze nach § 551 BGB

Ein Monteur mietet privat ein möbliertes Zimmer für vier Monate. Die Monatsmiete beträgt 690 €.

Im Fall A darfst du also 1.710 € verlangen, und zwar für alles zusammen. Willst du zusätzlich 150 € Schlüsselkaution, bleiben für die Mietkaution 1.560 €. Die erste Rate ist zu Beginn fällig, die zwei weiteren mit den folgenden Mieten (§ 551 Abs. 2 BGB). Du darfst die Schlüsselübergabe deshalb nicht von der vollen Kaution abhängig machen.

Bei einem Beherbergungsvertrag über zwei Wochen wäre eine Kaution in dieser Höhe kaum zu begründen. Dort orientierst du dich an den Kosten, die bei Schlüsselverlust oder einem typischen Inventarschaden tatsächlich entstehen.

Schlüsselkaution: Höhe, Zweck und was bei Verlust gilt

Eine Schlüsselkaution sichert nur die Kosten für verlorene oder beschädigte Schlüssel, Zylinder und Zugangsmedien, und ihre Höhe richtet sich nach deinem Schließsystem. Eine Formel wie „50 € pro Schlüssel“ oder „ein Prozent der Miete“ gibt es nicht.

Ein Einzelzylinder an der Wohnungstür ist schnell getauscht. Gehört der Schlüssel dagegen zu einer Schließanlage im Mehrfamilienhaus, kann ein Verlust teuer werden. So rechnest du eine Schlüsselkaution für deine Wohnung aus (Beispielwerte, keine Marktpreise):

Daraus folgen drei Regeln:

1. Zweck genau benennen. Eine reine Schlüsselkaution darfst du nicht mit Reinigung, Inventarschäden oder offener Miete verrechnen. Willst du das, vereinbare vorher einen weiteren Zweck.
2. Ausgabe dokumentieren. Halte fest, welcher Schlüssel an wen ging. Bei Firmenbuchungen trennst du die Firma als Vertragspartner von den Monteuren, die die Schlüssel tatsächlich haben.
3. Bei Verlust nicht sofort die teuerste Lösung wählen. Kläre erst, welcher Schlüssel fehlt, ob er der Adresse zuzuordnen ist und wie hoch das Missbrauchsrisiko wirklich ist.

Für Schließanlagen hat der Bundesgerichtshof entschieden: Die Kosten für den Austausch der Anlage kannst du erst verlangen, wenn du sie tatsächlich austauschst (BGH, Urteil vom 05.03.2014, VIII ZR 205/13). Allein die Gefahr eines Missbrauchs genügt nicht.

Elektronische Schlösser mit Codes oder Transpondern machen die Schlüsselkaution oft kleiner. Eine verlorene Berechtigung sperrst du, statt einen Zylinder zu tauschen. Dafür brauchst du einen klaren Ablauf für Vergabe, Sperrung und Notöffnung. Mehr dazu steht im Artikel Schlüsselübergabe und Self-Check-in.

Manche Privathaftpflicht-Tarife versichern den Verlust fremder Schlüssel als eigenen Baustein. Frag den Monteur danach, aber verlass dich nicht darauf.

Kaution, Vorkasse oder Bürgschaft: was passt bei Firmenbuchungen?

Bei Firmenbuchungen ist eine Kaution oft nicht das beste Mittel; Vorkasse, eine Rahmenvereinbarung oder eine Bürgschaft sichern dich mit weniger Aufwand ab. Viele Firmen zahlen ungern eine Sicherheit, weil jede Zahlung durch ihre Freigabe muss.

Die Kaution ist eine von mehreren Sicherheiten. Sie wird häufig mit Anzahlung und Vorkasse verwechselt, dabei hat jede einen anderen Zweck:

Eine Kaution deckt keine Stornokosten. Sagt eine Firma ab, rechnest du über die Anzahlung oder eine Rechnung ab, nicht über die Sicherheit. Details stehen im Artikel Stornierung, No-Show und Anzahlung.

Bei einer Bürgschaft prüfst du den Text: Höchstbetrag, Laufzeit, für welche Forderungen sie gilt. Eine Bürgschaft mit zu kurzer Laufzeit endet womöglich, bevor du deine Schäden abgerechnet hast. Eine Vorautorisierung auf einer Kreditkarte ist bei einigen Zahlungsdienstleistern möglich. Sie ist zeitlich begrenzt und passt eher zu Aufenthalten von wenigen Tagen.

Egal, welche Sicherheit du wählst, schreib fünf Dinge vorher fest:

• Wer zahlt die Sicherheit: Firma, Disponent oder Monteur?
• Wohin geht die Rückzahlung: auf welches Konto, an wen?
• Wer ist Ansprechpartner für Schäden und fehlende Schlüssel?
• Wer meldet einen Personalwechsel und die Übergabe der Schlüssel im Team?
• Bis wann rechnest du nach der Abreise ab?

Was darfst du von der Kaution abziehen?

Von der Kaution darfst du nur Forderungen abziehen, die nach Grund und Höhe feststehen und belegt sind, etwa Schäden über die Abnutzung hinaus, fehlende Schlüssel oder offene Zahlungen. Alles andere zahlst du zurück.

Für die Höhe eines Schadens gilt der Zeitwert, nicht der Neupreis. Eine drei Jahre alte Matratze ersetzt dir der Gast nicht zum Katalogpreis. Die Rechnung dazu steht im Artikel Mieter verursacht Schaden: wer zahlt?.

Pauschalen aus deinen AGB, etwa für einen fehlenden Schlüssel, darfst du verrechnen, wenn sie wirksam sind. Sie dürfen den üblichen Schaden nicht übersteigen. Der Kunde muss außerdem ausdrücklich nachweisen dürfen, dass kein oder ein deutlich geringerer Schaden entstanden ist (§ 309 Nr. 5 BGB). Wie du das formulierst, steht im Artikel AGB für Monteurzimmer.

Dokumentation erleichtert die Prüfung. Den Verursacher belegt sie aber nicht. Behalte nichts ein, nur weil dir etwas komisch vorkommt.

Wann muss die Kaution zurückgezahlt werden?

Die Kaution musst du zurückzahlen, sobald du nach der Abreise geprüft hast, ob dir noch Forderungen zustehen; eine feste gesetzliche Frist gibt es dafür nicht. Du darfst dir eine angemessene Prüffrist nehmen. Wie lang sie ist, hängt vom Einzelfall ab.

Bei Wohnraummiete mit Betriebskostenabrechnung halten Gerichte mehrere Monate für angemessen. Steht eine Nachzahlung aus der Abrechnung zu erwarten, darfst du einen angemessenen Teil bis zur Abrechnung zurückbehalten. Bei Monteurbuchungen mit Pauschalpreis gibt es meist keine Nebenkostenabrechnung. Hier ist nach wenigen Tagen klar, ob etwas fehlt oder kaputt ist. Eine Abrechnung innerhalb von zwei Wochen nach Abreise ist daher realistisch und wirkt professionell.

Den unstrittigen Teil zahlst du zügig aus. Hast du einen Schaden, aber noch keinen Kostenvoranschlag, behältst du nur einen geschätzten Betrag für diesen Posten. Den Rest überweist du sofort. Sag der Firma kurz, warum es länger dauert.

Verjährung und Verrechnung

Deine Ersatzansprüche wegen Veränderung oder Verschlechterung der Räume verjähren beim Mietvertrag sechs Monate nach der Rückgabe (§ 548 Abs. 1 BGB). Mit einer verjährten Forderung kannst du noch aufrechnen, wenn sie zu dem Zeitpunkt, an dem du erstmals hättest aufrechnen können, noch nicht verjährt war (§ 215 BGB). Darauf solltest du dich nicht verlassen. Rechne die Kaution innerhalb der sechs Monate ab.

Umsatzsteuer und Beleg

Die Kaution selbst ist kein Entgelt für deine Leistung. Sie gehört nicht als Umsatz in die Rechnung, sondern bekommt einen eigenen Beleg, bei Barzahlung eine Quittung. Verrechnest du sie mit offenen Übernachtungen, ist der verrechnete Betrag Entgelt. Für echten Schadensersatz fällt in der Regel keine Umsatzsteuer an. Lass die Einordnung im Zweifel von deiner Steuerberatung prüfen.

Kautionsabrechnung in fünf Schritten

Eine Kautionsabrechnung besteht aus fünf Schritten: prüfen, abgleichen, Forderungen belegen, schriftlich abrechnen und den Rest nachweisbar zurückzahlen. Der Ablauf passt für Einzelzimmer wie für Teamwohnungen.

1. Prüfen (Tag der Abreise). Wohnung, Inventar und Schlüssel durchgehen, bevor die Reinigung startet. Neue Mängel mit Übersichts- und Detailfoto festhalten.
2. Abgleichen (bis Tag 2). Mit Check-in-Protokoll, Inventarliste und Schlüsselliste vergleichen. Was war vorher schon da, was ist neu?
3. Forderungen belegen (bis Tag 10). Je Posten Kostenvoranschlag, Rechnung oder Pauschale aus den AGB. Zeitwert statt Neupreis.
4. Schriftlich abrechnen (bis Tag 14). Jeden Abzug einzeln mit Grund, Betrag und Beleg aufführen.
5. Rest zurückzahlen und belegen. Überweisung an den vereinbarten Empfänger, Beleg zur Buchung legen.

Rechenbeispiel: Teamwohnung nach acht Wochen

Eine Firma bucht eine Wohnung für drei Monteure, acht Wochen, Beherbergungsvertrag. Vereinbart sind 600 € Kaution für Schäden, fehlende Schlüssel und Inventar. Die Firma hat überwiesen.

Vorlage: Kautionsabrechnung

Kautionsabrechnung zur Buchung [Nummer], [Objekt], Zeitraum [von–bis] Vertragspartner: [Firma], Ansprechpartner: [Name] Erhaltene Kaution: [Betrag] am [Datum] per [Zahlungsweg]

Einbehalt: 1. [Posten] – [Begründung] – [Betrag] – Beleg: [Rechnung/Foto/Protokoll, Anlage 1] 2. [Posten] – [Begründung] – [Betrag] – Beleg: [Anlage 2]

Summe Einbehalt: [Betrag] Rückzahlung: [Betrag] am [Datum] auf das Konto [IBAN der Firma]

Bei Rückfragen zu einzelnen Posten melden Sie sich bitte bis [Datum].

Wie bekommen Firma oder Monteur die Kaution zurück?

Firma oder Monteur bekommen die Kaution zurück, indem sie nach Ablauf einer angemessenen Prüffrist schriftlich eine Abrechnung verlangen und eine Zahlungsfrist setzen. Den Anspruch hat, wer die Kaution geleistet hat, also in der Regel der Vertragspartner.

Hat die Firma überwiesen, geht die Rückzahlung an die Firma, nicht in bar an den Monteur, der zuletzt den Schlüssel hatte. Hat der Monteur privat gezahlt, bekommt er sie selbst zurück. Disponenten sollten das schon bei der Buchung festhalten, sonst läuft das Geld ins Leere.

So gehen Firma oder Monteur vor:

• Unterlagen bereithalten: Buchungsbestätigung, Zahlungsbeleg der Kaution, Check-in- und Check-out-Fotos, Schlüsselübergabe.
• Abrechnung anfordern: schriftlich, mit Frist von zwei Wochen.
• Abzüge prüfen: Ist jeder Posten belegt, ist es Abnutzung oder schon im Preis?
• Unstrittigen Teil verlangen: Auch wenn ein Posten strittig ist, steht dir der Rest zu.
• Mahnen und durchsetzen: Zahlt der Vermieter nach Fristablauf nicht, folgen Mahnung, gerichtliches Mahnverfahren oder Klage.

Für Disponenten lohnt ein Blick in den Ablauf vor der Buchung. Wer Zustand und Schlüssel bei Anreise selbst fotografiert, kann später schneller widersprechen.

Aus der Praxis

Ein Vermieter mit einer Vierer-Wohnung verlangte von jeder Firma 1.000 € Kaution. Zwei Disponenten buchten trotzdem nicht. Die Freigabe einer solchen Zahlung dauerte in ihren Firmen länger als die Suche nach einer anderen Unterkunft. Er stellte um: Neue Firmen zahlen den ersten Monat vorab, Stammkunden bekommen eine Rahmenvereinbarung mit festen Pauschalen für Schlüssel und Sonderreinigung. Schäden rechnet er per Rechnung ab, mit Fotos als Anlage. Die Kaution verlangt er nur noch von Monteuren, die privat buchen. (Beispielfall, zusammengesetzt aus typischen Abläufen.)

Die Frage nach der Kaution kommt oft früh. In Anfragen an KWATERA24 fragen Interessenten für einen Monat schon vor der Buchung nach Gesamtpreis, Endreinigung, Umsatzsteuer und „Kaution oder weiteren einmaligen Kosten“ (eigene Auswertung KWATERA24, Stand Oktober 2026). Wer diese Punkte im Angebot beantwortet, spart eine Rückfrage.

Im Monteur-Podcast (Folge 05) rät Markus Wanning, im Vertrag festzuhalten, wann gezahlt wird. Für die Kaution gilt dasselbe: Betrag, Fälligkeit, Zweck und Rückzahlung gehören in die Buchungsbestätigung, nicht in die WhatsApp-Nachricht am Anreisetag.

Fazit

Eine Kaution für ein Monteurzimmer ist ein Werkzeug, keine Pflicht. Bei Wohnraummiete setzt § 551 BGB die Grenze, beim Beherbergungsvertrag und bei der Firma als Mieterin das realistische Risiko und die AGB-Kontrolle. Abziehen darfst du nur, was du belegen kannst, und die Abrechnung solltest du zügig erledigen. Bei Firmenkunden sind Vorkasse oder eine Rahmenvereinbarung oft einfacher als eine Einzelkaution. Wer Betrag, Zweck, Zahler und Rückzahlungskonto vorher festschreibt, streitet hinterher kaum.

Den Überblick über alle Themen rund um die Vermietung findest du im Leitfaden Monteurzimmer vermieten.