Welche Rechtsform für die Vermietung an Monteure?

Was klärst du vor der Wahl der Rechtsform?

Vor der Rechtsform klärst du, ob deine Vermietung private Vermögensverwaltung oder ein Gewerbebetrieb ist. Viele fangen beim Notartermin an, das ist die falsche Seite.

Ein möbliertes Zimmer im eigenen Haus mit Endreinigung ist meist noch Vermietung und Verpachtung. Mehrere angemietete Wohnungen mit Reinigungskräften, Firmenkontingenten und täglichen Wechseln sind ein Betrieb. Wie du das abgrenzt, steht im Artikel Gewerbe anmelden für Monteurzimmer.

Erst danach kommt die Rechtsform. Sie hängt an anderen Dingen:

• Wie viele Leute machen mit? Allein, mit Partner, mit Familie, später mit Investor.
• Wie groß ist das Risiko? Eigene, abbezahlte Wohnungen sind etwas anderes als drei angemietete Objekte mit Kündigungsfristen und Kredit für die Möbel.
• Wem gehört was? Wer steht im Grundbuch, wer im Mietvertrag, wer im Darlehensvertrag?
• Wohin willst du? Testen, nebenbei laufen lassen oder gezielt wachsen. Nachfolge und Verkauf gehören auch in diese Frage.

Die Zahl der Betten steht nicht auf der Liste. Zwölf Betten in eigenen, schuldenfreien Häusern können risikoärmer sein als vier Betten in einer angemieteten Wohnung mit 36 Monaten Mindestlaufzeit.

Welche Rechtsform passt zur Vermietung an Monteure?

Für die Vermietung an Monteure kommen fünf Rechtsformen in Frage: Einzelunternehmen, GbR, UG, GmbH und GmbH & Co. KG. Sie unterscheiden sich vor allem in Haftung, Kapital und laufendem Aufwand.

AG und KGaA sind für ein paar Monteurwohnungen überdimensioniert. Die Partnerschaftsgesellschaft scheidet aus, sie steht nur Freien Berufen offen. Eine allgemein beste Rechtsform gibt es nicht. Im Monteur-Podcast, Folge 07, fasst Markus Wanning die Wahl so zusammen: Zum Testen reicht das Einzelunternehmen, steht Wachstum fest, gründest du besser gleich die GmbH.

Einzelunternehmen: schnell gestartet, voll haftend

Das Einzelunternehmen ist der schnellste Start ohne Notar und Kapital, dafür haftest du mit deinem ganzen Privatvermögen. Es ist keine eigene Firma, das bist du. Gewerbe anmelden, Fragebogen ans Finanzamt, los.

Der Preis ist die Haftung. Für jede Miete, jeden Schaden, jede Forderung stehst du mit allem gerade, was du privat hast. Bei eigenen Wohnungen ist das oft vertretbar. Bei angemieteten wird es schnell ernst.

Rechenbeispiel Haftung (angenommene Werte): Du mietest drei Wohnungen für je 1.200 € warm, Kündigungsfrist drei Monate. Bricht die Nachfrage ein, schuldest du bis zum Vertragsende 3 × 1.200 € × 3 = 10.800 €. Plus Strom, Internet, Versicherung. Ohne einen einzigen Gast.

Wenn du ins Handelsregister gehst, wirst du eingetragener Kaufmann (e. K.). Das ist Pflicht, sobald dein Betrieb nach Art und Umfang kaufmännische Einrichtung braucht (§ 1 HGB). An der Haftung ändert die Eintragung nichts.

Neu prüfen solltest du die Form, wenn eines davon dazukommt: weitere Mietobjekte, ein großer Kredit, ein Rahmenvertrag mit einer großen Firma, ein Mitgesellschafter. Eine Reinigungskraft ist dagegen kein Grund für die GmbH. Arbeitgeberpflichten hast du in jeder Rechtsform.

Was gilt für die GbR seit 2024?

Für die GbR gilt seit dem 1. Januar 2024 das MoPeG: Sie entsteht ohne schriftlichen Vertrag, und jeder Gesellschafter haftet persönlich für alle Schulden. Das Gesetz zur Modernisierung des Personengesellschaftsrechts hat für Vermieter, die zu zweit oder in der Familie starten, einiges geklärt.

Sie entsteht schneller, als du denkst. Eine GbR ist da, sobald sich zwei Personen vertraglich auf einen gemeinsamen Zweck verpflichten (§ 705 Abs. 1 BGB). Ein schriftlicher Vertrag ist nicht nötig. Tretet ihr unter einem gemeinsamen Namen auf, etwa „Monteurwohnungen Müller & Sohn“, vermutet das Gesetz, dass ihr am Rechtsverkehr teilnehmt (§ 705 Abs. 3 BGB). Dann ist die GbR selbst Vertragspartner von Eigentümern und Firmenkunden.

Achtung: Gemeinsames Eigentum allein macht noch keine GbR. Ein Ehepaar, das eine Wohnung als Bruchteilseigentümer besitzt, ist nicht automatisch Gesellschaft. Vermietet ihr sie aber gemeinsam als Betrieb, sieht das anders aus.

Jeder haftet für alles. Die Gesellschafter haften für die Schulden der GbR persönlich als Gesamtschuldner (§ 721 BGB). Eine Absprache untereinander, dass jeder nur für „seine“ Wohnung geradesteht, wirkt gegenüber Gläubigern nicht. Kann dein Partner nicht zahlen, holt sich der Eigentümer die ganze Miete bei dir.

Raus heißt nicht sofort raus. Wer ausscheidet, haftet für Verbindlichkeiten aus der Zeit davor weiter, wenn sie innerhalb von fünf Jahren fällig werden und der Gläubiger sie rechtzeitig geltend macht (§ 728b BGB). Bei einem Mietvertrag mit langer Laufzeit ist das kein theoretisches Risiko.

Eintragung: freiwillig, aber manchmal nötig. Ihr könnt die GbR ins Gesellschaftsregister eintragen lassen (§ 707 BGB). Dann heißt sie eGbR (§ 707a BGB). Pflicht wird die Eintragung praktisch, sobald die GbR eine Immobilie kauft: Ins Grundbuch soll sie nur noch eingetragen werden, wenn sie im Gesellschaftsregister steht (§ 47 Abs. 2 GBO). Die eingetragene GbR muss ihre wirtschaftlich Berechtigten an das Transparenzregister melden (§ 20 GwG).

Was in den Gesellschaftsvertrag gehört:

• Wer bringt was ein, Geld, Möbel, Arbeitszeit?
• Wer darf Mietverträge und Angebote unterschreiben, bis zu welcher Summe allein?
• Wie wird Gewinn verteilt, wie Verlust?
• Wer zahlt nach, wenn eine große Reparatur ansteht?
• Was passiert beim Ausstieg, bei Tod, bei Streit? Wer übernimmt die laufenden Mietverträge?

Im Familienbetrieb kommt eine Frage dazu, die oft vergessen wird: Wer ist gegenüber Gast und Firma der Vertragspartner, und auf wessen Konto geht das Geld? Das gehört schriftlich festgehalten, bevor das Finanzamt fragt.

GmbH oder UG: Haftung gegen Aufwand

Eine GmbH oder UG trennt die Haftung vom Privatvermögen, verlangt aber Notar, Handelsregister und Bilanz. Die GmbH ist eine eigene juristische Person. Sie unterschreibt den Mietvertrag, sie schuldet die Miete, sie haftet mit ihrem Vermögen. Deines bleibt grundsätzlich außen vor.

Gründung GmbH. Der Gesellschaftsvertrag wird notariell beurkundet, die GmbH ins Handelsregister eingetragen. Das Stammkapital beträgt mindestens 25.000 € (§ 5 Abs. 1 GmbHG). Vor der Anmeldung muss auf jeden Anteil mindestens ein Viertel eingezahlt sein, insgesamt mindestens 12.500 € (§ 7 Abs. 2 GmbHG). Den Rest kann die Gesellschaft später einfordern.

Die UG als kleine Schwester. Die Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) ist eine GmbH mit weniger Stammkapital, gründbar ab 1 €. Dafür gelten Sonderregeln (§ 5a GmbHG):

• Das Stammkapital muss vor der Anmeldung voll eingezahlt sein.
• Sacheinlagen sind verboten. Du kannst also nicht die Möbel deiner bisherigen Wohnungen einbringen.
• Ein Viertel des Jahresüberschusses (nach Abzug eines Verlustvortrags) wandert jedes Jahr in eine gesetzliche Rücklage.
• Von diesen Regeln kommst du erst los, wenn das Stammkapital per Kapitalerhöhung auf 25.000 € steigt. Bloßes Ansparen reicht nicht.

Billiger im Betrieb ist die UG nicht. Notar, Register, doppelte Buchführung, Bilanz und Jahresabschluss kosten dasselbe wie bei der GmbH. Und gerade bei der Anmietung von Wohnungen hat sie einen Nachteil: Viele Eigentümer zögern, an eine Gesellschaft mit wenigen Euro Kapital zu vermieten. Erfahrungswerte aus der Vermieterpraxis zeigen, dass Eigentümer eine GmbH eher als soliden Mieter wahrnehmen als eine GbR oder UG. Belastbare Zahlen dazu gibt es nicht.

Laufend kommt dazu: Bilanz statt Einnahmenüberschussrechnung, Jahresabschluss mit Offenlegung, Eintrag im Transparenzregister, ein eigenes Geschäftskonto und meist eine Steuerberatung, die spürbar mehr kostet als beim Einzelunternehmen. Vergleiche deshalb nie nur die Gründungskosten, sondern die Kosten der ersten drei Jahre.

Welche Steuern ändert die Rechtsform?

Die Rechtsform entscheidet, wer den Gewinn versteuert und wie viel Gewerbesteuer anfällt: Eine GmbH zahlt Körperschaftsteuer und Gewerbesteuer, und zwar ohne Freibetrag (beim Einzelunternehmer 24.500 €).

Wer zahlt die Steuer?

Im Einzelunternehmen versteuerst du den Gewinn mit deinem persönlichen Einkommensteuersatz. In der GbR wird der Gewinn auf die Gesellschafter verteilt, jeder versteuert seinen Anteil. Die GmbH oder UG ist selbst Steuerschuldner: Körperschaftsteuer, Solidaritätszuschlag, Gewerbesteuer. Was sie dir ausschüttet, wird bei dir noch einmal besteuert.

Die Körperschaftsteuer liegt bei 15 % und sinkt ab 2028 jedes Jahr um einen Punkt, bis sie ab 2032 bei 10 % liegt (§ 23 Abs. 1 KStG).

Gewerbesteuer: der Unterschied, den viele übersehen

Eine Kapitalgesellschaft ist immer und in vollem Umfang gewerblich (§ 2 Abs. 2 GewStG). Nur Einzelunternehmer und Personengesellschaften erhalten nach § 11 Abs. 1 GewStG einen Freibetrag über 24.500 €. Auch die Anrechnung der Gewerbesteuer auf die Einkommensteuer gibt es für die GmbH nicht.

Wer reine Wohnungsvermietung in der GmbH kennt, denkt jetzt an die erweiterte Kürzung nach § 9 Nr. 1 Satz 2 GewStG. Auf Antrag fällt für Unternehmen, die ausschließlich eigenen Grundbesitz verwalten und nutzen, die Gewerbesteuer auf diesen Teil des Ertrags weg. Für klassische Wohnungsgesellschaften ist das der Grund, warum die GmbH steuerlich funktioniert.

Für Monteurvermietung hilft sie fast nie:

• Angemietete Wohnungen sind kein eigener Grundbesitz. Rent-to-Rent ist damit raus.
• Beherbergung mit Service ist mehr als Verwaltung. Reinigung, Wäsche, Gästebetreuung, Firmenkontingente: Das ist ein Betrieb, kein Grundbesitz.
• Mitvermietete Einrichtung gilt in der Rechtsprechung grundsätzlich als schädlich, wenn sie nicht ganz untergeordnet ist. Eine voll möblierte Monteurwohnung lebt aber gerade von den Möbeln.
• Nebeneinnahmen aus Verträgen mit Mietern sind seit 2021 nur bis 5 % der Mieteinnahmen unschädlich (§ 9 Nr. 1 Satz 3 Buchst. c GewStG).
• Dient der Grundbesitz dem Gewerbebetrieb eines Gesellschafters, ist die Kürzung ganz ausgeschlossen (§ 9 Nr. 1 Satz 5 Nr. 1 GewStG). Gehören die Wohnungen deiner GmbH und vermietest du sie selbst als Einzelunternehmer an Monteure weiter, greift genau dieser Ausschluss.

Heißt: Rechne mit voller Gewerbesteuer, wenn du Monteurwohnungen in einer GmbH betreibst. Ob sich eine Trennung von Immobilie und Betrieb lohnt, ist eine Frage für deine Steuerberatung, kein Gestaltungstipp aus dem Internet.

Rechenbeispiel: 60.000 € Gewinn in der GmbH

Vereinfacht, angenommene Werte: Gewinn vor Steuern 60.000 €, Hebesatz 400 %, Körperschaftsteuer 15 %.

Lässt du das Geld in der GmbH, etwa für die nächste Möblierung, sind das die Steuern. Schüttest du es aus, kommt bei dir in der Regel die Abgeltungsteuer von 25 % plus Soli dazu, hier gut 11.100 €. Zusammen landest du dann bei knapp der Hälfte des Gewinns.

Zum Vergleich als Einzelunternehmer: Gewerbesteuer auf (60.000 € − 24.500 €) × 3,5 % × 400 % = 4.970 €. Davon bekommst du über § 35 EStG bis zum Vierfachen des Messbetrags auf die Einkommensteuer angerechnet, hier also im Rahmen der Höchstbeträge rechnerisch bis zu 4.970 €. Die Einkommensteuer hängt dann von deinem persönlichen Steuersatz ab.

Die GmbH lohnt sich steuerlich also vor allem, wenn Gewinne im Unternehmen bleiben und wieder investiert werden. Wer jeden Euro privat braucht, fährt als Einzelunternehmer oft nicht schlechter. Entscheide nicht nach einem einzelnen Steuersatz. Die Kleinunternehmerregelung bei der Umsatzsteuer gilt übrigens unabhängig von der Rechtsform. Mehr dazu im Überblick Steuern für Monteurzimmer.

Wann haftest du trotz GmbH persönlich?

Trotz GmbH haftest du persönlich, wenn du eine Bürgschaft unterschreibst oder deine Pflichten als Geschäftsführer verletzt. Haftungsbeschränkt heißt also nicht risikofrei. Diese Stellen treffen dich trotzdem:

Bürgschaften. Eigentümer vermieten an eine frisch gegründete GmbH oft nur, wenn der Geschäftsführer persönlich bürgt. Banken machen es bei Krediten genauso. Unterschreibst du, haftest du für diesen Vertrag wie ein Einzelunternehmer.

Pflichten als Geschäftsführer. Wer Steuern oder Sozialabgaben nicht rechtzeitig abführt, die Insolvenz verschleppt oder Gesellschaftsgeld privat nutzt, haftet persönlich.

Kredit. Die Bank schaut auf Eigenkapital, Sicherheiten, Ertrag und Geschäftsmodell. Die Rechtsform allein bringt dir keinen besseren Kredit. Bei Personengesellschaften prüft sie die Gesellschafter, bei GmbH und UG zusätzlich die Gesellschaft.

Immobilie und Betrieb trennen. Eine GmbH-Gründung verlangt nicht, dass du deine Wohnungen in die GmbH überträgst. Eigentümer und Betreiber dürfen verschieden sein. Dann braucht es aber einen sauberen Miet- oder Nutzungsvertrag zwischen dir und der GmbH, klare Zahlungsflüsse und eine Regel, wer welche Kosten trägt. Willst du eine Immobilie doch einbringen, kann das Grunderwerbsteuer und weitere Steuerfolgen auslösen. Wertvolle Häuser überträgst du nicht nebenbei.

Und: Die Rechtsform ersetzt keine Versicherung. Nach jeder Umstrukturierung muss der richtige Versicherungsnehmer in der Police stehen und die Beherbergung gedeckt sein. Welche Policen du brauchst, steht im Artikel Versicherungen für Monteurzimmer-Vermieter.

Auf wessen Namen laufen Rechnungen, Konten und Verträge?

Rechnungen, Konten und Verträge laufen immer auf den Rechtsträger, der den Betrieb führt, also auf dich, die GbR oder die GmbH. Angebot, Buchungsbestätigung und Rechnung kommen vom selben Vertragspartner. Das Geld geht auf dessen Konto.

Typischer Fehler: Die GmbH stellt die Rechnung, die Firma überweist auf das Privatkonto des Geschäftsführers, weil die alte IBAN noch im Angebot stand. Oder zwei Gesellschaften teilen sich Kosten, ohne dass jemand weiß, welche Rechnung wohin gehört. Das fällt spätestens beim Jahresabschluss auf, manchmal erst bei der Betriebsprüfung.

So hältst du es sauber:

• ein Geschäftskonto je Rechtsträger, keine Privatzahlungen darüber
• Rechnungsnummern fortlaufend je Rechtsträger
• Firmenname, Anschrift und Steuernummer in jedem Angebot und jeder Rechnung prüfen
• Mietverträge mit Eigentümern im Namen dessen, der den Betrieb führt
• Belege dem richtigen Objekt und dem richtigen Rechtsträger zuordnen

Was muss beim Wechsel der Rechtsform umgestellt werden?

Beim Wechsel der Rechtsform stellst du Mietverträge, Konten, Versicherungen, Steuernummer und alle Kundendokumente um, plane dafür Wochen ein. Ein Wechsel vom Einzelunternehmen in die GmbH klingt nach neuem Briefkopf. In Wahrheit ziehst du einen ganzen Betrieb um.

1. Mietverträge mit Eigentümern. Sie gehen nicht automatisch auf die neue Gesellschaft über. Jeder Eigentümer muss zustimmen, oft wird der alte Vertrag aufgehoben und ein neuer geschlossen. Mancher Eigentümer nutzt das für neue Konditionen oder eine Bürgschaft.
2. Verträge auf den alten Namen. Strom, Internet, Versicherungen, Geschäftskonto, Leasing, Software.
3. Behörden und Steuern. Gewerbe ab- und anmelden, Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, neue Steuernummer und gegebenenfalls neue USt-IdNr.
4. Alles, was Kunden sehen. Inserate, AGB, Angebote, Rechnungsvorlagen, Impressum. Firmenkunden müssen dich in ihrer Kreditorenbuchhaltung neu anlegen.
5. Laufende Buchungen. Wer stellt die Rechnung für eine Buchung, die im alten Monat beginnt und im neuen endet? Das vorher festlegen.
6. Vermögen und Forderungen. Möbel, Kautionen, offene Rechnungen und Verbindlichkeiten sauber übertragen, mit Bestandsliste.

Ein Wechsel lohnt sich nur, wenn der Vorteil deutlich größer ist als dieser Aufwand. Wenn du heute schon weißt, dass ein Partner, ein Investor oder zehn weitere Wohnungen kommen, berücksichtige das bei der ersten Wahl.

Checkliste vor der Gründung

Bring diese Punkte zum Termin mit deiner Steuerberatung mit. Dann wird aus der Erstberatung eine Entscheidung.

• Ist meine Vermietung gewerblich oder Vermögensverwaltung? (Raster im Artikel zur Gewerbeanmeldung)
• Wie viele Unterkünfte, eigene oder angemietete, mit welchen Laufzeiten und Kündigungsfristen?
• Erwartete Umsätze, Kosten und Investitionen der ersten zwei Jahre
• Bestehende Darlehen und Bürgschaften, wer ist Darlehensnehmer?
• Wer macht mit, heute und absehbar? Investoren, Familie, Partner
• Will ich Gewinne entnehmen oder im Betrieb lassen?
• Wem gehören die Immobilien, und sollen sie dort bleiben?
• Welche Versicherungen laufen auf wen?
• Wachstums-, Nachfolge- oder Verkaufspläne in fünf bis zehn Jahren

Wer selbst Wohnungen anmietet, findet die Risiken dieses Modells im Artikel Rent-to-Rent mit Monteurwohnungen.

Dazu im Podcast: Folge 07 – Welche Rechtsform für den Start? Form follows function: Warum zum Testen das Einzelunternehmen reicht, warum eine GbR wie eine Ehe ist und warum du gleich die GmbH gründen solltest, wenn feststeht, dass du wachsen willst. Dazu die vier Baustellen, die bei einem späteren Wechsel auf dich warten.

Fazit

Die Rechtsform folgt dem Ziel, nicht umgekehrt. Wer testen will, startet als Einzelunternehmer und behält dabei sein Haftungsrisiko im Blick, vor allem bei angemieteten Wohnungen. Wer mit anderen startet, schreibt einen Gesellschaftsvertrag, bevor die erste Wohnung unterschrieben ist. Steht fest, dass der Betrieb wächst, ist die GmbH meist die Form, mit der du nicht noch einmal umziehen musst. Steuerlich bringt sie vor allem dann etwas, wenn Gewinne im Unternehmen bleiben. Das Gesamtbild zum Einstieg steht im Leitfaden Monteurzimmer vermieten.