E-Rechnung für Vermieter: was ab 2027 gilt

Was ist eine E-Rechnung und was nicht?

Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, der vom Ausstellen bis zum Empfang elektronisch bleibt; eine PDF ist keine E-Rechnung. Das Umsatzsteuergesetz kennt seit 2025 zwei Arten von Rechnungen (§ 14 Abs. 1 UStG). Die E-Rechnung kann ein Programm ohne Abtippen verarbeiten. Alles andere ist eine sonstige Rechnung: Papier, Word-Datei, Foto und auch die PDF, die du heute vielleicht aus deinem Rechnungsprogramm per Mail verschickst.

Der Unterschied zwischen E-Rechnung und PDF liegt nicht in der Optik. Eine XRechnung sieht für das bloße Auge aus wie ein Haufen Code, weil sie aus reinen XML-Daten besteht. Lesbar wird sie erst in einem Anzeigeprogramm, einem sogenannten Viewer. Trotzdem ist sie die „richtigere“ Rechnung, denn die Buchhaltung deines Firmenkunden liest daraus Betrag, Steuersatz, Leistungszeitraum und Bestellnummer direkt in ihr System.

An den Inhalten ändert sich nichts. Die Pflichtangaben aus § 14 Abs. 4 UStG gelten genauso wie bisher: Namen und Anschriften, Steuernummer, Rechnungsnummer, Leistungszeitraum, Entgelt nach Steuersätzen getrennt. Was auf eine Rechnung für Monteurzimmer gehört, steht ausführlich im Artikel Rechnung für Monteurzimmer.

Eine Feinheit, die viele übersehen: Hat die Datei Formatfehler und erfüllt deshalb die Norm nicht, gilt sie nur als sonstige Rechnung. So steht es im BMF-Schreiben vom 15.10.2025. Wer selbst bastelt, sollte die Datei deshalb einmal durch eine Prüfanwendung laufen lassen.

Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht? Zeitplan 2025 bis 2028

Empfangen musst du E-Rechnungen seit dem 1.1.2025, ausstellen für Leistungen ab 2027, wenn dein Gesamtumsatz 2026 über 800.000 € lag, und ab 2028 unabhängig vom Umsatz. Der Gesetzgeber hat die E-Rechnungspflicht über das Wachstumschancengesetz eingeführt und gestaffelt. Die Übergangsregeln stehen in § 27 Abs. 38 UStG. Maßgeblich ist immer, wann du die Leistung erbracht hast, also wann der Monteur bei dir übernachtet hat, nicht wann du die Rechnung schreibst.

Die Zustimmung der Firma zur PDF muss nicht schriftlich sein. Es genügt, wenn sie deine PDF-Rechnungen widerspruchslos annimmt und bezahlt.

Was zählt zum Gesamtumsatz? Nicht nur die Vermietung. Als Einzelunternehmer bildest du umsatzsteuerlich ein einziges Unternehmen, egal wie viele Tätigkeiten du ausübst. Wer neben den Monteurzimmern noch einen Handwerksbetrieb oder eine Hausverwaltung führt, rechnet alles zusammen. Eine GmbH ist dagegen ein eigenes Unternehmen mit eigenem Umsatz. Wie genau du rechnest, klärst du am besten mit deiner Steuerberatung, bevor das Jahr 2026 abgeschlossen ist.

Die EDI-Ausnahme betrifft Monteurzimmer-Vermieter praktisch nicht. EDI ist ein Datenaustausch zwischen großen Unternehmen mit fest eingerichteten Schnittstellen, kein Werkzeug für ein Rechnungsprogramm auf dem Laptop.

Wann muss ein Vermieter eine E-Rechnung ausstellen?

Als Vermieter musst du eine E-Rechnung ausstellen, wenn du steuerpflichtig an ein Unternehmen mit Sitz in Deutschland vermietest und keine Ausnahme greift. Die E-Rechnungspflicht in der Beherbergung entscheidet sich an vier Fragen. Erst wenn alle vier mit Ja beantwortet sind, gilt die Pflicht.

1. Musst du überhaupt eine Rechnung schreiben? Eine Rechnungspflicht besteht nach § 14 Abs. 2 UStG, wenn du an ein anderes Unternehmen leistest und der Umsatz steuerpflichtig ist. Die kurzfristige Beherbergung im Monteurzimmer ist steuerpflichtig, mit 7 % auf die Übernachtung (§ 12 Abs. 2 Nr. 11 UStG). Hier lautet die Antwort also fast immer Ja. Ganz anders bei der steuerfreien Dauervermietung einer Wohnung nach § 4 Nr. 12 UStG: Dafür gibt es keine Rechnungspflicht und damit auch keine E-Rechnungspflicht. Wo die Grenze zwischen kurzfristig und dauerhaft verläuft, erklärt der Artikel Umsatzsteuer bei Monteurzimmern.

2. Ist dein Kunde ein Unternehmen? Bucht eine Baufirma, ein Personaldienstleister oder ein Anlagenbauer, ja. Bucht der Monteur auf eigene Rechnung und lässt sich das Geld später erstatten, ist er Privatperson, und die E-Rechnung fällt weg. Konntest du trotz Sorgfalt nicht erkennen, dass ein Unternehmen gebucht hat, beanstandet die Finanzverwaltung die fehlende E-Rechnung nicht. Eine angegebene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer gilt dabei als deutlicher Hinweis auf ein Unternehmen.

3. Sitzen du und die Firma beide im Inland? Die Pflicht gilt nur zwischen inländischen Unternehmen. Eine Montagefirma aus Polen oder der Slowakei ohne deutsche Niederlassung, die an dem Auftrag beteiligt ist, bekommt weiterhin eine normale Rechnung. Deutsche Umsatzsteuer weist du trotzdem aus, weil die Übernachtung in Deutschland stattfindet.

4. Greift eine Ausnahme? Ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto, Kleinunternehmer und steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG.

Ein Sonderfall, der bei Monteurbuchungen vorkommt: Auf einer Rechnung stehen steuerpflichtige und steuerfreie Teile, etwa eine Wohnung, die teils kurzfristig vergeben und teils dauerhaft vermietet ist. Dann zieht der steuerpflichtige Teil die ganze Rechnung in die E-Rechnungspflicht.

Wann genügen Papier oder PDF weiter?

Papier oder PDF genügen auch nach 2027 für Kleinbeträge bis 250 € brutto je Rechnung, für Kleinunternehmer, für steuerfreie Umsätze sowie für Privatgäste und ausländische Firmen.

Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 Satz 4 UStDV). Es zählt die Endsumme auf dem Beleg, nicht der Preis pro Nacht. Ein Beispiel: Zwei Monteure bleiben drei Nächte zu je 38 € brutto pro Bett. Das ergibt 228 €, die Rechnung darf eine PDF sein. Verlängert die Firma um eine Nacht, sind es 304 €, und die Ausnahme ist weg. Im Monteurgeschäft mit Teams und Aufenthalten über mehrere Wochen bleibt die Kleinbetragsrechnung deshalb die Ausnahme.

Kleinunternehmer (§ 34a UStDV). Nutzt du die Regelung aus § 19 UStG, darfst du dauerhaft sonstige Rechnungen schreiben. Empfangen musst du E-Rechnungen trotzdem. Ob sich die Regelung bei Firmenkunden überhaupt lohnt, steht im Artikel Kleinunternehmerregelung für Vermieter.

Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, also vor allem die Dauervermietung von Wohnraum. Hier besteht keine Rechnungspflicht. Schreibst du freiwillig eine Rechnung, darfst du eine E-Rechnung nur mit Zustimmung des Empfängers verwenden.

Privatgäste und ausländische Firmen. Die Pflicht gilt nur zwischen inländischen Unternehmen. Bucht ein Monteur privat oder eine Firma ohne Sitz oder beteiligte Niederlassung in Deutschland, reicht eine normale Rechnung.

Was dagegen keine Ausnahme ist: Barzahlung. Zahlt der Vorarbeiter beim Einzug bar, braucht die deutsche Firma ab dem Stichtag trotzdem eine E-Rechnung.

Warum die E-Rechnung für dich nicht nur Formsache ist: Schickst du eine PDF, obwohl eine E-Rechnung Pflicht war, ist das keine ordnungsgemäße Rechnung. Deinem Kunden fehlt dann grundsätzlich die Grundlage für den Vorsteuerabzug. Die Buchhaltung wird die Rechnung zurückschicken, und du wartest auf dein Geld.

Wie empfängst und bewahrst du E-Rechnungen auf?

E-Rechnungen empfängst du in einem normalen E-Mail-Postfach und bewahrst sie acht Jahre im Originalformat auf (§ 14b Abs. 1 UStG). Die Empfangspflicht gilt seit dem 1.1.2025 für jeden, der umsatzsteuerlich Unternehmer ist, auch für Kleinunternehmer und für Vermieter, die nur steuerfrei vermieten.

Empfangen. Ein E-Mail-Postfach reicht aus. Ein gesondertes Postfach nur für E-Rechnungen verlangt die Finanzverwaltung ausdrücklich nicht. Sinnvoll ist eine eigene Adresse für Rechnungen trotzdem, damit die Rechnung des Reinigungsdienstes nicht zwischen Gästeanfragen, Portalnachrichten und Buchungsbestätigungen verschwindet. Verweigerst du die Annahme oder kannst eine E-Rechnung technisch nicht öffnen, hast du keinen Anspruch auf eine PDF als Ersatz.

Lesen. Eine reine XRechnung öffnest du mit einem Viewer. Kostenlose Anzeigeprogramme gibt es von mehreren Anbietern, auch im Portal „Mein ELSTER“ kannst du E-Rechnungen sichtbar machen. Bei ZUGFeRD siehst du ohnehin eine normale PDF, die Daten stecken unsichtbar darin.

Aufbewahren. Rechnungen hebst du acht Jahre auf, gerechnet ab dem 31.12. des Jahres, in dem sie geschrieben wurden (§ 14b Abs. 1 UStG). Eine E-Rechnung bewahrst du in dem Format auf, in dem sie gekommen ist, zumindest ihren strukturierten Teil, und zwar unverändert. Den Anhang auszudrucken und die Mail zu löschen, genügt nicht. Für die Umsatzsteuer ist es laut BMF allein noch kein Verstoß, wenn du E-Rechnungen außerhalb eines GoBD-konformen Systems speicherst. Die Pflichten aus der Abgabenordnung (§ 147 AO) gelten daneben aber weiter. Mit einem Ordner auf dem Desktop bist du also nicht automatisch auf der sicheren Seite, klär die Ablage mit deiner Steuerberatung.

Eine Ablage, die sich im Betrieb bewährt: ein Ordner je Jahr, darin Eingang und Ausgang getrennt, Dateiname mit Datum, Absender und Rechnungsnummer, dazu eine automatische Sicherung auf einem zweiten Speicherort.

XRechnung oder ZUGFeRD: welches Format passt für dich?

XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 sind beide zulässig, und die meisten Firmen nehmen beides an. Zulässig ist jedes Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. In Deutschland laufen diese zwei Formate am häufigsten.

Bei ZUGFeRD lohnt ein zweiter Blick. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL enthalten nicht alle Pflichtangaben im Datenteil und gelten deshalb nicht als E-Rechnung. Das Profil EN 16931 (früher COMFORT) oder höher ist der sichere Weg. Außerdem gilt beim hybriden Format: Maßgeblich ist der Datenteil. Weicht die PDF-Ansicht inhaltlich davon ab, kann daraus eine zweite Rechnung werden. Wer seine Rechnungen im Programm erstellt und nicht von Hand nachbearbeitet, hat dieses Problem nicht.

Welches Format du wählst, sprichst du mit deinem Kunden ab. Einige Großkunden verlangen eine XRechnung oder einen bestimmten Übermittlungsweg, etwa den Upload in ihr Lieferantenportal. Frag bei der Buchung nach, dann gibt es später keine Rückläufer.

Mit Word oder Excel lässt sich keine E-Rechnung erzeugen. Du brauchst ein Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm, das XRechnung oder ZUGFeRD ausgibt. Frag deinen Anbieter konkret nach dem Format und dem ZUGFeRD-Profil, bevor du 2027 planst. Worauf du bei Software für die Vermietung sonst achtest, steht im Artikel Software für Monteurzimmer.

Schnellcheck: musst du 2027 umstellen?

2027 umstellen musst du nur, wenn dein Gesamtumsatz 2026 über 800.000 € lag und du steuerpflichtig an deutsche Firmen vermietest. Ab 2028 gilt die Pflicht unabhängig vom Umsatz. Geh die Fragen der Reihe nach durch. Sobald eine Antwort zu „keine Pflicht“ führt, bist du für diese Rechnung fertig.

1. Hast du an eine Firma vermietet? Nein, an einen Privatgast → keine E-Rechnung.
2. Sitzt die Firma in Deutschland (oder hat sie eine beteiligte Niederlassung hier)? Nein → keine E-Rechnung.
3. Ist die Übernachtung steuerpflichtig (kurzfristige Beherbergung, 7 %)? Nein, steuerfreie Dauervermietung → keine Rechnungspflicht.
4. Bist du Kleinunternehmer? Ja → PDF oder Papier bleiben erlaubt.
5. Liegt der Rechnungsbetrag bei höchstens 250 € brutto? Ja → PDF oder Papier bleiben erlaubt.
6. Wann war der Aufenthalt? 2026 → PDF mit Zustimmung genügt. 2027 und dein Gesamtumsatz 2026 lag bei höchstens 800.000 € → PDF genügt noch. 2027 mit mehr Umsatz oder ab 2028 → E-Rechnung.

Und unabhängig vom Ergebnis: Empfangen und aufbewahren musst du E-Rechnungen schon heute.

Deine Vorbereitung in fünf Schritten

• Gesamtumsatz 2026 mit der Steuerberatung festhalten, damit klar ist, ob 2027 schon die Pflicht gilt
• Rechnungsprogramm prüfen: XRechnung oder ZUGFeRD ab 2.0.1 mit Profil EN 16931 oder höher
• Rechnungsadresse für Eingangsrechnungen einrichten und mit einer Test-XRechnung ausprobieren
• Ablage für den Datensatz klären: wo, wie lange, mit Sicherung
• Bei jeder Firmenbuchung abfragen: vollständiger Firmenname, Rechnungsanschrift, Rechnungs-Mailadresse, Bestell- oder Projektnummer, gewünschtes Format und Übermittlungsweg

Aus der Praxis

Erfahrungswert von KWATERA24 (Stand Oktober 2026): In den Firmenanfragen ist die Rechnung fast immer schon in der ersten Nachricht ein Thema. Ein Disponent will wissen, ob die Mehrwertsteuer auf der Rechnung ausgewiesen wird. Eine Baufirma gibt als Ansprechpartner gleich ihren „Rechnungseingang“ an. Ein Personaldienstleister schickt über Monate wechselnde Monteure und will dieselbe Firma auf jeder Rechnung. Das ist genau die Kundschaft, für die die E-Rechnung gedacht ist: Unternehmen mit Buchhaltung, Freigabeprozess und zunehmend automatischem Rechnungseingang.

Gleichzeitig kommt ein spürbarer Teil der Buchungen von Firmen aus Polen, Tschechien oder der Slowakei. Für sie ändert sich nichts, solange keine deutsche Niederlassung beteiligt ist. Wer viele ausländische Kunden hat, ist von der Pflicht also weniger betroffen, als er vielleicht befürchtet.

Erfahrungswert von KWATERA24 aus der Rechnungsstellung an Firmen: Der schwierige Teil ist nicht das Format, sondern die Daten. Wer die Firmendaten schon bei der Anfrage vollständig erfasst, etwa indem die Firma sie selbst über einen Link einträgt, hat für jede Rechnungsform das Nötige zusammen. Wer dagegen erst beim Check-out nach der Rechnungsadresse fragt, bekommt mit der E-Rechnung keine Abhilfe, nur einen zweiten Fehlerpunkt.

Dazu im Podcast: Folge 06 – Rechnungsstellung mit Umsatzsteuer. Die E-Rechnung ist dort noch kein Thema, die Grundlage dafür aber schon: warum die Rechnung an die Firma geht, wie du 7 und 19 % trennst und welche Angaben eine Firmenbuchhaltung erwartet.

Fazit

Die E-Rechnung ändert nicht, was auf deiner Rechnung steht, sondern in welcher Form sie bei der Firma ankommt. Für die meisten Vermieter von Monteurzimmern wird sie erst für Aufenthalte ab 2028 Pflicht, für Umsatzstarke schon 2027. Privatgäste, ausländische Firmen, Kleinbeträge und Kleinunternehmer bleiben außen vor. Das Empfangen und die Aufbewahrung im Original betreffen dich aber schon heute. Wer 2027 sein Rechnungsprogramm prüft und die Firmendaten sauber erfasst, stellt ohne Druck um.