Gast zahlt Rechnung nicht: Was du als Vermieter tun kannst

Wer schuldet dir das Geld?

Das Geld schuldet dir dein Vertragspartner, also wer verbindlich gebucht und die Zahlung zugesagt hat, nicht automatisch der Monteur in der Wohnung. Die Szene kennt jeder, der an Monteure vermietet: Die Rechnung ist seit drei Wochen offen. Der Vorarbeiter sagt am Telefon, das zahle die Firma. Die Buchhaltung der Firma schreibt zurück, die Unterkunft habe der Mitarbeiter selbst organisiert. Beide zeigen aufeinander, und du stehst dazwischen.

Bevor du mahnst, klärst du deshalb eine Frage: Mit wem hast du den Vertrag geschlossen? Wo die Rechnung hingeht, ist dafür nicht entscheidend. Eine Rechnung an die Firma macht die Firma nicht automatisch zum Zahlungspflichtigen, und der Monteur in der Wohnung schuldet nicht automatisch, nur weil er dort schläft.

Typische Konstellationen:

Die letzte Zeile ist die gefährlichste. Viele Forderungen kippen nicht bei der ersten Buchung, sondern bei der dritten Verlängerung, die nur mündlich lief. Wie du Firmenbuchungen und Verlängerungen sauber festhältst, steht im Artikel Firmenbuchungen managen.

Prüfe außerdem die Rechnung selbst. Firmen zahlen oft nicht, weil die Buchhaltung sie zurückhält: Firmenname weicht von der Bestellung ab, Bestellnummer oder Kostenstelle fehlt, der Leistungszeitraum passt nicht zur Verlängerung. Dann ist das kein Zahlungsunwille, sondern ein Formfehler, und eine korrigierte Rechnung löst das Problem schneller als jede Mahnung. Welche Angaben auf die Rechnung gehören, erklärt der Artikel Rechnung für Monteurzimmer schreiben.

Ab wann ist der Gast in Verzug?

Der Gast ist in Verzug nach einer Mahnung, ab dem Tag nach einem festen Zahlungstermin oder spätestens 30 Tage nach Rechnungszugang bei fälliger Forderung (§ 286 BGB). Fälligkeit, Zahlungsziel und Verzug sind drei verschiedene Dinge. Fällig ist das Geld, wenn du es verlangen darfst. Habt ihr nichts vereinbart, sofort. Verzug ist der Zustand, ab dem der Schuldner für die Verspätung haftet, also Zinsen und Kosten zahlt. Geregelt ist das in § 286 BGB, und dort gibt es drei Wege:

1. Mahnung nach Fälligkeit. Der Klassiker. Du forderst nach Fälligkeit zur Zahlung auf, ab Zugang dieser Mahnung ist der Schuldner in Verzug.

2. Fester Termin im Kalender. Steht auf der Rechnung „zahlbar bis 14.11.2026“ oder im Vertrag „Zahlung bis zum Tag der Anreise“, braucht es keine Mahnung. Wer den Termin reißt, ist ab dem nächsten Tag in Verzug (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB). Ein konkretes Datum ist deshalb mehr wert als „zahlbar innerhalb von 14 Tagen“. Auch eine ernsthafte, endgültige Zahlungsverweigerung macht die Mahnung entbehrlich.

3. Die 30-Tage-Regel. Ohne Mahnung und ohne festen Termin gerät der Schuldner in Verzug, sobald die Forderung fällig ist und die Rechnung seit 30 Tagen bei ihm liegt (§ 286 Abs. 3 BGB). Gegenüber Privatgästen gilt das nur, wenn die Rechnung ausdrücklich auf diese Folge hinweist. Die 30 Tage sind kein Zahlungsziel, das du dem Kunden schuldest. Sie sind nur die späteste Grenze.

Eine gesetzliche Pflicht zu mehreren Mahnungen gibt es nicht. Die zweite und dritte Mahnung sind Kulanz und Dokumentation, kein Rechtserfordernis.

Wie hoch sind Verzugszinsen und 40-€-Pauschale?

Verzugszinsen betragen seit 1.7.2026 bei Privatgästen 6,52 % und bei Firmen 10,52 % pro Jahr, Firmen schulden zusätzlich 40 € Pauschale (§ 288 BGB). Das steht dir ab Verzug zusätzlich zu:

Der Basiszinssatz wird zum 1. Januar und 1. Juli neu festgesetzt. Seit 1. Juli 2026 liegt er bei 1,52 % (Deutsche Bundesbank). Prüfe ihn vor jeder Zinsberechnung neu.

Rechenbeispiel (angenommene Werte): Eine Firma hat vier Betten für 14 Nächte zu 40 € gebucht, Rechnung 2.240 €, zahlbar bis 1. Dezember. Bezahlt wird am 31. Dezember, also 30 Tage zu spät.

• Verzugszins: 2.240 € × 10,52 % × 30 / 365 = 19,37 €
• Pauschale: 40,00 €
• Zusätzlich zur Hauptforderung: 59,37 €

Die 40 € werden auf spätere Anwalts- oder Inkassokosten angerechnet, du bekommst sie also nicht doppelt. Auch bei Abschlagsrechnungen gilt die Pauschale, und ein Ausschluss im Voraus ist in aller Regel unwirksam (§ 288 Abs. 6 BGB).

Was du nicht verlangen kannst: frei erfundene Mahngebühren. 10 € pro Mahnschreiben sind kein Schaden, den das Gesetz ersetzt. Ersatzfähig sind nur tatsächliche Kosten, und die erste Mahnung, die den Verzug erst auslöst, zahlst du ohnehin selbst. Ob du Zinsen und Pauschale bei einem guten Stammkunden wirklich einforderst, ist eine kaufmännische Entscheidung. Rechtlich stehen sie dir zu.

Gast zahlt Rechnung nicht: Wie mahnst du richtig?

Zahlt ein Gast nicht, mahnst du in drei Stufen: Erinnerung, Zahlungsaufforderung mit Frist und letzte Aufforderung vor dem Mahnbescheid. Mahnen ist kein Selbstzweck. Jede Stufe soll entweder das Geld bringen oder einen Beleg für den nächsten Schritt.

Stufe 1 – Erinnerung, zwei bis drei Tage nach Fälligkeit. Freundlich, kurz, per Mail oder WhatsApp, je nachdem, wie gebucht wurde. Die meisten Rückstände bei Firmen sind Versehen: Rechnung im falschen Postfach, Freigabe hängt, Bestellnummer fehlt. Frag aktiv nach, ob etwas an der Rechnung fehlt.

Stufe 2 – Zahlungsaufforderung mit Frist. Schriftlich, sachlich, nachweisbar. Hinein gehören:

• Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
• Leistungszeitraum und Unterkunft
• offener Betrag, bei Teilzahlung nur der Rest
• ursprüngliche Fälligkeit
• neue Frist mit Datum, etwa sieben Tage
• Bankverbindung, gern mit GiroCode oder Zahlungslink
• ein Satz zu den nächsten Schritten, ohne Drohkulisse

Stufe 3 – Letzte Aufforderung. Neue, kurze Frist und der klare Hinweis, dass du danach einen Mahnbescheid beantragst oder die Forderung abgibst. Ab hier rechnest du Verzugszinsen und bei Firmen die 40 € mit ein.

Bestreitet der Kunde einen Teil der Rechnung, trennst du. Den unstreitigen Teil verfolgst du weiter, den strittigen prüfst du anhand der Buchungsbestätigung: Nächte, Personenzahl, Preis, vereinbarte Zusatzleistungen. Wer bei Streit stur weitermahnt, verliert später vor Gericht Zeit.

Wie läuft ein Mahnbescheid als Vermieter ab?

Den Mahnbescheid beantragst du online beim zentralen Mahngericht deines Bundeslandes, die Gerichtsgebühr beträgt mindestens 38 €. Das gerichtliche Mahnverfahren ist für Geldforderungen gebaut, über die eigentlich niemand streitet. Das Gericht prüft nicht, ob dir das Geld zusteht. Es prüft nur, ob der Antrag formal stimmt. Deshalb ist es schnell und günstig.

Wann es passt: Die Forderung ist ein bestimmter Betrag in Euro, fällig, und deine Leistung ist erbracht (§ 688 ZPO). Für eine Übernachtung, die schon stattgefunden hat, ist das erfüllt. Für eine Anzahlung auf einen Aufenthalt, der noch kommt, eher nicht, weil die Gegenleistung noch aussteht.

Wann es nicht passt: Wenn du keine zustellfähige Adresse hast (die Baustellenadresse reicht nicht), wenn der Kunde schon Mängel gerügt hat und Widerspruch absehbar ist, oder wenn unklar ist, ob Firma oder Monteur schuldet. Dann kostet dich das Mahnverfahren nur einen Umweg.

So läuft es ab:

1. Antrag stellen. Über das Online-Mahnportal der Länder (online-mahnantrag.de) oder per Anwalt. Du gibst Schuldner mit voller Firmierung und Anschrift an, die Hauptforderung mit Rechnungsnummer und Leistungszeitraum, getrennt davon Zinsen und Kosten. Zuständig ist das zentrale Mahngericht deines Bundeslandes.
2. Gerichtskosten vorstrecken. Eine halbe Gerichtsgebühr nach Streitwert, mindestens 38 € (Nr. 1100 KV GKG). Zahlt der Schuldner oder wird vollstreckt, holst du sie zurück.
3. Zustellung, dann zwei Wochen Frist. Der Schuldner zahlt oder widerspricht (§ 692 ZPO).
4. Widerspruch? Dann ist der Mahnbescheid wirkungslos, und die Sache geht auf Antrag an das Streitgericht. Ein Widerspruch bedeutet nicht, dass der andere recht hat. Er bedeutet nur, dass jetzt ein Richter prüft.
5. Keine Reaktion? Dann beantragst du den Vollstreckungsbescheid. Das musst du selbst tun, und zwar innerhalb von sechs Monaten nach Zustellung, sonst verfällt der Mahnbescheid (§ 701 ZPO). Zahlungen, die seitdem eingegangen sind, gibst du an.
6. Vollstreckungsbescheid. Er steht einem vorläufig vollstreckbaren Versäumnisurteil gleich (§ 700 ZPO). Der Schuldner kann binnen zwei Wochen Einspruch einlegen (§ 339 ZPO), danach wird er rechtskräftig.
7. Vollstrecken. Mit dem Titel beauftragst du den Gerichtsvollzieher, beantragst Konto- oder Lohnpfändung oder die Vermögensauskunft. Ein rechtskräftiger Titel verjährt erst nach 30 Jahren.

Zwei Warnungen. Erstens: Ein Titel ist kein Geld. Ist eine Firma insolvent oder ein Monteur ins Ausland zurückgekehrt, bleibst du auf Gerichtskosten sitzen. Zweitens: Für ausländische Schuldner gelten Sonderregeln. Innerhalb der EU geht das nationale Mahnverfahren nur eingeschränkt, daneben gibt es das Europäische Mahnverfahren. Bei Firmen aus Polen, Tschechien oder Rumänien lohnt vorher ein Gespräch mit einer Anwältin oder einem Anwalt.

Behalte die Verjährung im Auge: drei Jahre, beginnend am Jahresende, in dem die Forderung entstanden ist. Eine Übernachtungsrechnung vom Mai 2026 verjährt also mit Ablauf des 31.12.2029. Ein rechtzeitig zugestellter Mahnbescheid hemmt die Verjährung.

Inkasso, Anwalt oder Klage?

Ob Inkasso, Anwalt oder Klage passt, entscheiden Betrag, Beweislage und die Frage, ob der Kunde bestreitet oder nur schweigt. Eine feste Reihenfolge gibt es nicht. Die drei Fragen lauten: Wie hoch ist der Betrag? Wie gut ist deine Beweislage? Bestreitet der Kunde oder schweigt er nur?

• Schweigt der Schuldner, Beweislage klar: Mahnbescheid selbst stellen. Am günstigsten.
• Schweigt, du willst keinen Aufwand: Inkassodienst. Seine Kosten kannst du als Verzugsschaden nur in begrenzter Höhe vom Schuldner zurückverlangen, und die 40 € Pauschale werden angerechnet. Rechne damit, dass ein Teil an dir hängen bleibt, wenn beim Schuldner nichts zu holen ist.
• Bestreitet, hoher Betrag oder Mängelrüge: Anwalt. Oft reicht schon das Anwaltsschreiben. Vorher prüfen, ob deine Rechtsschutzversicherung Forderungen aus Vermietung abdeckt.
• Kleiner Betrag, Gast unauffindbar: Ehrlich rechnen. Bei 80 € offener Endreinigung und unbekannter Adresse im Ausland ist Abschreiben manchmal die wirtschaftlich richtige Entscheidung.

Pfandrecht, Kündigung, Schloss: Was darfst du?

Ein Pfandrecht an eingebrachten Sachen hast du als Vermieter (§ 562 BGB) oder Gastwirt (§ 704 BGB), das Schloss tauschen darfst du nie.

Pfandrecht. Als Vermieter hast du ein gesetzliches Pfandrecht an den Sachen, die der Mieter in die Wohnung eingebracht hat (§ 562 BGB). Wer gewerbsmäßig beherbergt, hat als Gastwirt ein entsprechendes Pfandrecht an den eingebrachten Sachen des Gastes (§ 704 BGB), für Übernachtung und weitere Leistungen. Unpfändbare Sachen sind ausgenommen. In der Praxis hilft dir das selten: Vieles, was ein Monteur dabeihat, braucht er zum Arbeiten, und das Pfandrecht berechtigt dich nicht, Zimmer abzuschließen oder Koffer einzubehalten, wie es dir passt. Wer es nutzen will, holt sich vorher Rechtsrat.

Kündigung. Bei einem Mietvertrag auf Zeit kann ein erheblicher Rückstand eine fristlose Kündigung rechtfertigen (§ 543 Abs. 2 Nr. 3 BGB), typischerweise ab zwei Monatsmieten. Bei kurzen Beherbergungen hilft das kaum, weil der Aufenthalt ohnehin endet, bevor eine Kündigung greift. Viel wirksamer: keine Verlängerung ohne Zahlung des laufenden Zeitraums.

Schloss tauschen, Strom abstellen, Sachen vor die Tür stellen: nein. Das ist verbotene Eigenmacht und kann als Nötigung strafbar sein. Auch wenn der Gast seit drei Wochen nicht zahlt, räumt nur der Gerichtsvollzieher. Welche Vertragsform du hast und welche Folgen das für Kündigung und Räumung hat, erklärt der Artikel Mietvertrag oder Beherbergungsvertrag.

Kaution. Hast du eine Kaution genommen, kannst du offene Forderungen nach Auszug damit verrechnen. Was üblich ist und was du abziehen darfst, steht im Artikel Kaution bei Monteurzimmern.

Zahlungsverzug oder Betrug?

Eine offene Rechnung ist kein Betrug. Meist ist es Geldmangel, Chaos in der Buchhaltung oder Streit über Leistungen. Das ist zivilrechtlich zu lösen.

Anders liegt es, wenn schon bei der Buchung klar war, dass nie gezahlt werden sollte: falsche Identität, eine Firma, die es nicht gibt, eine gefälschte Kostenübernahme. Dann kommt Eingehungsbetrug in Betracht (§ 263 StGB). Sichere in diesem Fall alles: Buchungsanfrage, Nachrichten, Ausweisdaten aus dem Check-in, Zahlungsbelege. Ob es strafbar ist, entscheiden Polizei und Staatsanwaltschaft. Die Anzeige ersetzt aber nicht den zivilrechtlichen Weg zu deinem Geld.

Gästelisten mit Namen von Nichtzahlern, die du mit anderen Vermietern teilst, sind datenschutzrechtlich heikel. Lass das.

Wie schützt du dich mit Vorkasse vor Zahlungsausfall?

Vor Zahlungsausfall schützt dich Vorkasse vor Anreise am besten, ergänzt um feste Zahlungstermine und kurze Abrechnungsintervalle. Wer Monteurzimmer vermietet, hat dafür einen Vorteil: Du kannst Zahlungsbedingungen setzen, bevor der Schlüssel rausgeht.

Vorkasse. Bei Neukunden, Privatbuchern und kurzen Aufenthalten ist Vorkasse vor Anreise der sicherste Weg. Rechtlich spricht nichts dagegen, wenn es vereinbart ist. Bei bekannten Firmen mit gutem Zahlverhalten kannst du auf Rechnung nach Anreise oder nach Aufenthalt gehen, das ist im Geschäft mit Firmen üblich.

Abrechnung in Intervallen. Je länger der Aufenthalt, desto kürzer der Abrechnungstakt. Bei Projekten über mehrere Wochen rechnest du wöchentlich oder alle zwei Wochen im Voraus ab, statt nach drei Monaten eine Schlussrechnung über fünfstellige Beträge zu schreiben. Viele Firmen fragen von sich aus genau danach.

Konkretes Zahlungsziel. „Zahlbar bis 14.11.2026“ statt „zahlbar sofort“. Damit tritt Verzug ohne Mahnung ein.

Rechnungsdaten vor Anreise. Firmenname wie in der Bestellung, Anschrift, Ansprechpartner, Rechnungs-Mail, Bestellnummer oder Kostenstelle. Frag das bei der Buchung ab, nicht nach der ersten Rückweisung.

Verlängerung nur gegen Zahlung. Bevor du verlängerst, schaust du auf den Zahlungsstand. Offener Rückstand? Dann wird zuerst gezahlt, dann verlängert.

Zahlungsbedingungen in den AGB. Vorkasse, Zahlungsziel, Folgen bei Verzug, Stornobedingungen. Wirksam sind sie nur, wenn der Kunde vor Vertragsschluss zugestimmt hat. Wie das geht, steht im Artikel AGB für Monteurunterkünfte, und was bei Absagen gilt, unter Stornierung, No-Show und Anzahlung.

Aus der Praxis

Offene Rechnungen entstehen in der Praxis meist, wenn bei der Buchung die vollständige Firmierung und die Rechnungsadresse fehlen. Erfahrungswert von KWATERA24, Stand Oktober 2026: In den eigenen Anfragen taucht ein Muster immer wieder auf: Ein Personaldienstleister bucht für ein Team, die Namen wechseln im Wochenrhythmus, die Rechnung soll an eine Zentrale per Mail. Das ist normal und kein Warnsignal. Kritisch wird es erst, wenn bei der Buchung nur „Rechnung an die Firma“ notiert ist, ohne vollständige Firmierung und ohne die Mail-Adresse der Buchhaltung. Dann landet die Rechnung beim Vorarbeiter, der sie weiterleitet oder vergisst, und nach sechs Wochen fragst du dich, wer eigentlich zahlen sollte.

Unsere Regel daraus: Vor der Anreise steht fest, wer Vertragspartner ist, wohin die Rechnung geht und wann gezahlt wird. Firmen, die neu sind, zahlen die erste Woche vorab. Wer verlängern will, bekommt die Verlängerung, sobald der laufende Zeitraum bezahlt ist.

Ein Erfahrungswert aus der Vermieterpraxis zeigt, wie es sonst läuft: Ein Betreiber hatte bei einer langen Firmenbelegung Schäden und offene Zwischenreinigungen erst zum Mietende gesammelt abgerechnet. Am Ende stand eine Forderung im mittleren vierstelligen Bereich, und der Kunde war verärgert, weil er von nichts wusste. Wer laufend abrechnet und laufend informiert, mahnt seltener.

Dazu im Podcast: Folge 06 – Rechnungsstellung mit Umsatzsteuer Warum die Rechnung an die Firma geht und nicht an den Monteur, welche Angaben die Buchhaltung prüft und warum das Geld erst kommt, wenn die Rechnung stimmt.

Checkliste offene Forderung

1. Vertragspartner geklärt: Wer hat gebucht, wer hat den Preis bestätigt, gibt es eine schriftliche Kostenübernahme?
2. Fälligkeit geprüft: Welches Datum stand auf Rechnung oder Vertrag?
3. Rechnung geprüft: Firmierung, Anschrift, Bestellnummer, Leistungszeitraum, Verlängerungen, Anzahlungen.
4. Restbetrag berechnet: Teilzahlungen abgezogen, strittige Posten getrennt.
5. Unterlagen gesammelt: Anfrage, Angebot, Annahme, Bestätigung, Rechnung, Nachrichten, Zahlungseingänge, Check-in-Daten.
6. Erinnerung geschickt und dokumentiert.
7. Zahlungsaufforderung mit Datum als Frist geschickt.
8. Verzugszinsen und bei Firmen 40 € berechnet.
9. Zustellfähige Adresse vorhanden, bei Firmen Registerdaten geprüft.
10. Nächsten Schritt gewählt: Mahnbescheid, Inkasso, Anwalt oder bewusst abschreiben.
11. Verjährung notiert: 31.12. des dritten Jahres nach Entstehung.
12. Verlängerungen für diesen Kunden gestoppt, bis gezahlt ist.

Fazit

Wenn ein Gast oder eine Firma nicht zahlt, entscheidet die Vorarbeit über das Ergebnis: ein klarer Vertragspartner, ein festes Zahlungsdatum und eine Rechnung, die die Buchhaltung akzeptiert. Mit Verzug kommen Zinsen und gegenüber Firmen die 40-€-Pauschale. Der Mahnbescheid ist der günstigste Weg zum Titel, solange niemand ernsthaft über die Rechnung streitet. Selbstjustiz scheidet aus. Und am meisten Ärger sparst du dir mit Vorkasse und kurzen Abrechnungsintervallen. Wie das alles in den Gesamtbetrieb passt, zeigt der Leitfaden Monteurzimmer vermieten.