Übernachtungspauschale 2026 und Verpflegungsmehraufwand auf Montage

Erst die Grundfrage: Auswärtstätigkeit oder nicht?

Montage ist in der Regel eine berufliche Auswärtstätigkeit, weil die Baustelle für die meisten Monteure keine erste Tätigkeitsstätte ist (§ 9 Abs. 4 EStG). Alle Pauschalen in diesem Artikel setzen eine berufliche Auswärtstätigkeit voraus. Du arbeitest also außerhalb deiner Wohnung und außerhalb deiner ersten Tätigkeitsstätte.

Die erste Tätigkeitsstätte ist die feste betriebliche Einrichtung, der dich dein Arbeitgeber dauerhaft zuordnet, typischerweise der Firmensitz oder die Werkstatt (§ 9 Abs. 4 EStG). Dauerhaft heißt: unbefristet, für die ganze Dauer des Arbeitsverhältnisses oder für mehr als 48 Monate. Fehlt eine Zuordnung, entscheidet, wo du arbeitstäglich, an zwei vollen Tagen pro Woche oder mindestens mit einem Drittel deiner Arbeitszeit tätig sein sollst.

Für die meisten Monteure ist die Baustelle deshalb keine erste Tätigkeitsstätte. Der Kunde hat keine „betriebliche Einrichtung“ deines Arbeitgebers, und der Einsatz endet mit dem Projekt. Wer morgens nur Material am Lager holt, wird dadurch in der Regel auch nicht dem Lager zugeordnet.

Anders liegt es, wenn dich dein Arbeitgeber für ein Großprojekt über vier Jahre einem festen Standort zuordnet oder dich nur für diesen einen Einsatz einstellt. Dann wird aus der Montage steuerlich eine doppelte Haushaltsführung, mit anderen Regeln: Die Unterkunft ist dann von Anfang an auf 1.000 € im Monat gedeckelt (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5 EStG).

Wer darf die Übernachtungspauschale 2026 nutzen?

Die Übernachtungspauschale 2026 von 20 € pro Nacht im Inland darf nur der Arbeitgeber nutzen, als steuerfreie Erstattung ohne Beleg. Arbeitnehmer und Selbstständige setzen die tatsächlichen Kosten an. Der Betrag ist seit Jahren derselbe und steht nicht im Gesetz, sondern in den Lohnsteuer-Richtlinien (R 9.7 Abs. 3 LStR).

Der Arbeitgeber darf dir je Übernachtung 20 € steuerfrei zahlen, ohne dass du eine Rechnung vorlegst. Grundlage der Steuerfreiheit ist § 3 Nr. 16 EStG (im öffentlichen Dienst § 3 Nr. 13 EStG). Das gilt nicht, wenn er oder ein Dritter dir die Unterkunft wegen des Dienstverhältnisses ganz oder teilweise unentgeltlich stellt. Und es gilt nicht für Nächte im Fahrzeug.

Du als Arbeitnehmer kannst in der Steuererklärung keine 20 € pauschal ansetzen. Werbungskosten sind nur die tatsächlichen Übernachtungskosten (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5a EStG). Ohne Rechnung kein Abzug. Das ist der häufigste Irrtum zu diesem Thema.

Selbstständige rechnen ebenso mit den echten Kosten, als Betriebsausgabe.

Was der Arbeitgeber steuerfrei erstattet, kannst du nicht noch einmal absetzen. Zahlt er 20 € und kostet das Bett 35 €, bleiben 15 € pro Nacht für deine Steuererklärung.

Zwei Sonderfälle:

• Mehrbettzimmer mit Fremden. Teilst du dir die Wohnung mit Leuten, die nicht für deinen Arbeitgeber arbeiten, zählen nur die Kosten, die bei alleiniger Nutzung angefallen wären. Teilst du sie mit Kollegen, wird die Rechnung aufgeteilt.
• Fahrer, die im Lkw schlafen, können statt der echten Nebenkosten 9 € pro Kalendertag ansetzen (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5b EStG). Die 20 €-Pauschale gibt es dafür nicht.

Eine Höchstgrenze für Übernachtungskosten gibt es auf Montage zunächst nicht, solange sie notwendig sind. Erst nach 48 Monaten an derselben Tätigkeitsstätte sind sie auf 1.000 € im Monat gedeckelt. Eine Unterbrechung von mindestens sechs Monaten startet die 48 Monate neu.

Verpflegungsmehraufwand auf Montage: 14 € und 28 €

Der Verpflegungsmehraufwand auf Montage beträgt 2026 unverändert 28 € je vollem Kalendertag und 14 € je An- oder Abreisetag (§ 9 Abs. 4a Satz 3 EStG):

Zwei Details, die oft falsch laufen. Genau 8 Stunden reichen nicht, es müssen mehr sein. Und der Anreisetag zählt immer mit 14 €, auch wenn du erst um 17 Uhr losfährst, solange du am Einsatzort übernachtest.

Der Betrag ist in München derselbe wie in Gifhorn. Teure Städte spielen nur bei der Unterkunft eine Rolle, die du gesondert abrechnest. Essensbelege brauchst du keine. Notieren solltest du aber jeden Tag: Ort, Abfahrt, Rückkehr, Übernachtung ja oder nein, gestellte Mahlzeiten.

Wichtig für das Gespräch mit dem Chef: Die Pauschale ist eine Steuerregel, kein Zahlungsanspruch. Ob und wie viel dein Arbeitgeber zahlt, regeln Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Reiserichtlinie. Was auf der Baustelle „Auslöse“ heißt, kann Verpflegung, Fahrt und Zimmer gleichzeitig meinen, einen festen Tagessatz oder eine Montagezulage. Lass dir vor dem Einsatz schriftlich geben, was genau gezahlt wird, für welche Tage und gegen welche Nachweise.

Wann wird die Verpflegungspauschale bei gestellten Mahlzeiten gekürzt?

Die Verpflegungspauschale wird gekürzt, wenn der Arbeitgeber oder ein Dritter auf seine Veranlassung dir eine Mahlzeit stellt (§ 9 Abs. 4a Satz 8 EStG). Abgezogen werden 5,60 € fürs Frühstück und 11,20 € je Mittag- oder Abendessen. Die Kürzung richtet sich immer nach dem vollen Tagessatz von 28 €:

Diese Beträge gelten auch an einem 14 €-Tag. Unter null geht es nicht. Zahlst du für die Mahlzeit selbst etwas zu, mindert das die Kürzung.

Gekürzt wird, wenn die Firma ein Zimmer mit Frühstück bucht und bezahlt, wenn der Auftraggeber auf der Baustelle Catering hinstellt oder der Chef das Abendessen zahlt. Nicht gekürzt wird, wenn du selbst einkaufst, selbst kochst oder im Imbiss selbst bezahlst. Eine Küche in der Monteurwohnung ändert an der Pauschale nichts. Sie senkt nur deine echten Kosten, und das ist auf drei Wochen eine Menge Geld (was Monteure an einer Unterkunft sonst brauchen, steht im Artikel Was Monteure wirklich brauchen).

Maßgeblich ist, ob die Mahlzeit gestellt wurde, nicht ob du sie gegessen hast. Wer das Hotelfrühstück verschläft, wird trotzdem gekürzt.

Ein Punkt, an dem viele Ratgeber danebenliegen: Weist eine Rechnung nur einen Gesamtpreis für Übernachtung mit Frühstück aus, zieht man vom Zimmerpreis 20 % von 28 € ab, also 5,60 €, um die reinen Übernachtungskosten zu erhalten (R 9.7 Abs. 1 LStR). Der früher genannte Wert von 4,80 € ist überholt. Und das betrifft die Übernachtungskosten, nicht die Verpflegungspauschale. Sauberer ist es, wenn der Vermieter Frühstück gesondert ausweist. Dafür gibt es auch einen umsatzsteuerlichen Grund, mehr dazu im Artikel zur Umsatzsteuer bei Monteurzimmern.

Wann endet die Dreimonatsfrist, und wann beginnt sie neu?

Die Dreimonatsfrist beendet die Verpflegungspauschale nach drei Monaten an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte (§ 9 Abs. 4a Satz 6 EStG). Neu beginnt sie erst nach mindestens vier Wochen ohne Tätigkeit dort (§ 9 Abs. 4a Satz 7 EStG). Nach drei Monaten geht der Gesetzgeber davon aus, dass du dich vor Ort eingerichtet hast.

Für den Neubeginn ist der Grund der Pause egal: Urlaub, Krankheit, ein anderes Projekt. Heimfahrten am Wochenende unterbrechen nichts. Auch Weihnachtsferien von drei Wochen reichen nicht.

Was die Frist nicht berührt:

• Die Übernachtungskosten. Sie bleiben auch im vierten Monat abziehbar oder steuerfrei erstattungsfähig, bis zur 48-Monats-Grenze.
• Wechselnde Baustellen. Die Frist gilt je Tätigkeitsstätte. Wer jede Woche auf einer anderen Baustelle steht, fängt jedes Mal neu an. Nach den Anwendungshinweisen der Finanzverwaltung zählt eine Baustelle nur dann als „dieselbe“, wenn du dort mindestens an drei Tagen pro Woche arbeitest. Bei Grenzfällen sprich mit deiner Lohnbuchhaltung.
• Das durchgehend gemietete Zimmer. Ob die Monteurwohnung übers Wochenende weiterläuft, ändert an der Frist nichts.

Rechenbeispiel: drei Wochen Montage

Drei Wochen Montage mit Heimfahrt am Wochenende ergeben im Beispiel 324,80 € Verpflegungsmehraufwand und 420 € Übernachtungskosten. Ein Elektriker aus Kassel ist von Montag, 2. November, bis Freitag, 20. November 2026, auf einer Baustelle im Rhein-Main-Gebiet. Er fährt jeden Freitag heim und jeden Montag früh zurück. Er wohnt mit zwei Kollegen in einer Monteurwohnung mit Küche, die Firma bucht nur die Nächte Montag bis Freitag. Am Donnerstag der zweiten Woche lädt der Bauleiter das Team auf Firmenkosten zum Mittagessen ein.

Verpflegungsmehraufwand:

Jeder Montag zählt als Anreisetag, jeder Freitag als Abreisetag. Das Wochenende zu Hause bringt nichts, kostet aber auch nichts.

Übernachtung: 12 Nächte (4 je Woche). Angenommener Preis: 35 € pro Person und Nacht inklusive 7 % Umsatzsteuer, ohne Frühstück. Macht 420 €.

Jetzt drei Wege, wie die Firma das abrechnen kann:

A. Firma bucht, Rechnung auf die Firma. Der Arbeitgeber zahlt die 420 € direkt an den Vermieter. Für den Elektriker ist das kein Arbeitslohn, er streckt nichts vor. Die Verpflegung erstattet die Firma mit bis zu 324,80 € steuerfrei. In der Steuererklärung bleibt nichts übrig.

B. Monteur zahlt selbst, Firma erstattet pauschal. Die Firma zahlt 12 × 20 € = 240 € steuerfrei, ohne Beleg. Mit der Rechnung über 420 € kann der Elektriker die Differenz von 180 € als Werbungskosten ansetzen. Ohne Rechnung bleiben ihm nur die 240 €.

C. Firma zahlt keine Verpflegung. Dann setzt der Elektriker die 324,80 € selbst als Werbungskosten an. Ob sich das auswirkt, hängt davon ab, ob er mit allen Werbungskosten über den Arbeitnehmer-Pauschbetrag kommt. Mit Fahrten und Übernachtungen klappt das auf Montage oft.

Ausblick Dreimonatsfrist: Verlängert sich das Projekt bis ins neue Jahr, endet die Verpflegungspauschale mit dem 1. Februar 2027. Die Pause vom 19. Dezember bis 10. Januar sind gut drei Wochen, weniger als vier, also läuft die Frist weiter. Die Übernachtungskosten zahlt die Firma auch ab Februar steuerfrei.

Für Disponenten heißt das: Weg A ist für die Firma am wenigsten Verwaltung und für das Team am angenehmsten. Wie du eine Unterkunft für dein Team organisierst und worauf du bei der Auswahl achtest, steht im Leitfaden für Disponenten.

Darf der Arbeitgeber mehr als die Pauschalen zahlen?

Ja, der Arbeitgeber darf mehr als 14 oder 28 € zahlen, aber der Mehrbetrag ist Arbeitslohn und nicht automatisch steuerfrei. Er kann ihn mit 25 % pauschal versteuern (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 EStG), dazu kommen Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer. Das geht, soweit die Zahlung die steuerfreien Pauschalen um nicht mehr als 100 % übersteigt. Tarifverträge und Betriebe zahlen oft mehr als die Pauschalen.

Ein Beispiel mit drei Wochen Montage, also 9 vollen Tagen, 6 An- und Abreisetagen und einem gestellten Mittagessen: Zahlt die Firma 40 € pro vollem Tag und 20 € für An- und Abreisetage, sind das in den drei Wochen 9 × 40 € + 6 × 20 € = 480 €. Steuerfrei sind 324,80 €. Die übrigen 155,20 € liegen unter der Grenze von 100 % der Pauschalen und können pauschal versteuert werden, mit 38,80 € Lohnsteuer zu Lasten der Firma. Auf der Lohnabrechnung des Monteurs taucht dieser Betrag dann nicht als steuerpflichtiger Lohn auf.

Die Übernachtungspauschale lässt sich so nicht aufstocken. Was über 20 € oder die belegten Kosten hinausgeht, ist normaler Arbeitslohn.

Wann ist Montage eine doppelte Haushaltsführung?

Montage wird zur doppelten Haushaltsführung, wenn du am Einsatzort eine erste Tätigkeitsstätte und eine Wohnung hast, während dein Hausstand woanders bleibt (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5 EStG). Typisch: Du wirst für vier Jahre einem Werk fest zugeordnet und mietest dir in der Nähe eine Monteurwohnung.

Die Unterschiede zur Auswärtstätigkeit:

Belege und Rechnung: was auf dem Papier stehen muss

Auf die Unterkunftsrechnung gehören Vermieter mit Steuernummer, Rechnungsempfänger, Leistungszeitraum, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag. Bis 250 € reicht eine Kleinbetragsrechnung (§ 33 UStDV). Wer pauschal abrechnet, braucht wenig. Wer echte Kosten ansetzt oder sie dem Arbeitgeber weiterreicht, braucht eine Rechnung, die durch jede Prüfung kommt. In den Firmenanfragen bei KWATERA24 (Stand Oktober 2026) tauchen immer dieselben Wünsche auf: Rechnung auf die Firma, Mehrwertsteuer ausgewiesen, Preis pro Person und Nacht, klare Angabe, was im Preis steckt. Bei Teams mit wechselnder Besetzung kommt dazu, wer in welcher Nacht da war.

Checkliste für die Unterkunftsrechnung:

• Name und Anschrift des Vermieters, Steuernummer oder USt-IdNr.
• Rechnungsempfänger nach Vorgabe der Firma (Firmierung, Anschrift, ggf. Kostenstelle oder Projektnummer)
• Rechnungsdatum und fortlaufende Nummer
• Adresse der Unterkunft und Leistungszeitraum (An- und Abreisedatum)
• Bei Teams: Personen × Nächte, gern mit Namen
• Übernachtung, Frühstück, Endreinigung, Stellplatz und Wäsche als eigene Positionen
• Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag je Position
• Bei Beträgen bis 250 € reicht eine Kleinbetragsrechnung mit Gesamtbetrag und Steuersatz (§ 33 UStDV)

Eine Quittung belegt nur, dass gezahlt wurde. Vielen Lohnbuchhaltungen reicht sie nicht. Firmen geben ihre Rechnungsdaten am besten schon mit der Buchung durch, nicht erst Wochen nach der Abreise. Für Vermieter lohnt es sich, im Inserat zu schreiben, dass eine Rechnung auf die Firma möglich ist und welche Daten dafür nötig sind. Wie du so eine Rechnung aufbaust, zeigt der Artikel Rechnung für Monteurzimmer richtig schreiben.

Für den Monteur selbst gilt eine einfache Routine: jeden Abend Datum, Einsatzort, Abfahrt und Rückkehr ins Handy, gestellte Mahlzeiten dazu, Belege für Parken und Unterkunft als Foto in einen Ordner. Zwei Minuten am Tag ersparen dir am Jahresende einen Abend mit dem Kalender.

Welche Pauschalen gelten bei Montage im Ausland?

Für Montagen im Ausland gelten eigene Pauschalen je Land, teils je Stadt. Das BMF veröffentlicht sie jährlich, für 2026 mit Schreiben vom 5. Dezember 2025. Fünf Werte zur Orientierung (Verpflegung 24 Stunden / An- und Abreisetag / Übernachtung):

Auch hier gilt: Die Übernachtungspauschale ist nur für die steuerfreie Erstattung durch den Arbeitgeber gedacht. Für Werbungskosten zählen die belegten Kosten. Maßgeblich ist der Ort, an dem du vor 24 Uhr zuletzt ankommst. Für Details die vollständige BMF-Tabelle nutzen.

Fazit

Die 20 € Übernachtungspauschale sind ein Werkzeug für Arbeitgeber, nicht für die Steuererklärung des Monteurs. Beim Essen rechnest du mit 14 oder 28 € pro Tag, gekürzt nur um Mahlzeiten, die die Firma zahlt, und begrenzt auf drei Monate je Baustelle. Wer jeden Tag kurz notiert, wann er wo war und was gestellt wurde, hat die Abrechnung in der Hand. Am wenigsten Aufwand macht eine Unterkunft, die die Firma direkt bucht und die eine Rechnung mit Zeitraum und getrennten Positionen an die Firma schickt.