Übergabeprotokoll und Inventarliste für Monteurwohnungen und Ferienwohnungen

Was ist der Unterschied zwischen Übergabeprotokoll und Inventarliste?

Die Inventarliste beschreibt, was dauerhaft in der Wohnung sein soll; das Übergabeprotokoll beschreibt, wie die Wohnung bei einem bestimmten Aufenthalt tatsächlich aussah. Die Liste pflegst du einmal und hältst sie aktuell. Das Protokoll entsteht bei jeder Anreise und jeder Abreise neu.

Beide Unterlagen greifen ineinander. Das Protokoll verweist auf die Liste, statt jeden Löffel neu aufzuzählen. Die Liste wiederum braucht das Protokoll, damit klar ist, wann ein Teil verschwunden oder kaputtgegangen ist.

Für Monteurunterkünfte ist diese Trennung wichtiger als für eine klassische Ferienwohnung. Teams wechseln, Belegungen laufen über Monate, und die Person mit dem Schlüssel ist selten die Person, die gebucht hat.

Ist ein Übergabeprotokoll Pflicht?

Nein, ein Übergabeprotokoll ist weder beim Mietvertrag noch beim Beherbergungsvertrag gesetzlich vorgeschrieben. Es ist trotzdem das wichtigste Beweismittel, wenn es um Schäden, fehlende Teile oder Schlüssel geht.

Das Gesetz regelt die Pflichten um die Übergabe herum. Der Mieter muss die Räume am Ende zurückgeben (§ 546 Abs. 1 BGB). Für normale Abnutzung durch vertragsgemäßen Gebrauch haftet er nicht (§ 538 BGB). Einen Mangel, der im laufenden Aufenthalt auftritt, muss er dir unverzüglich melden (§ 536c Abs. 1 BGB). Wie du all das belegst, lässt das Gesetz offen.

Ein unterschriebenes Protokoll entscheidet einen Streit nicht automatisch. Das Gericht würdigt es frei, zusammen mit Fotos, Zeugen und Rechnungen (§ 286 Abs. 1 ZPO). Ein Protokoll mit genauen Ortsangaben und passenden Fotos überzeugt aber deutlich mehr als eine Erinnerung.

Ob du einen Mietvertrag oder einen Beherbergungsvertrag geschlossen hast, ändert am Nutzen nichts. Beim Mietvertrag verjähren Ersatzansprüche wegen Verschlechterung der Räume sechs Monate nach Rückgabe (§ 548 Abs. 1 BGB). Für den Beherbergungsvertrag ist das nicht abschließend geklärt. Plane in beiden Fällen mit sechs Monaten. Wie du einen Schaden danach abrechnest, erklärt der Artikel Mieter verursacht Schaden: wer zahlt?.

Was gehört in die Inventarliste einer Monteurwohnung?

In die Inventarliste einer Monteurwohnung gehört jeder dauerhafte Gegenstand mit Raum, Soll-Menge und Zustand, bei wertvollen Geräten zusätzlich Modell, Seriennummer und Foto. Ziel ist eine Soll-Ist-Prüfung in wenigen Minuten, keine Inventur im Lager.

Gliedere die Liste nach Räumen, in derselben Reihenfolge, in der du die Wohnung abgehst. Erfasse nur, was dir später eine Entscheidung erleichtert. Gläser zählst du als Stückzahl. Fernseher, Waschmaschine und Kaffeevollautomat bekommen eine eigene Zeile mit Geräte-ID.

Eine Zustandsskala von 1 bis 5 reicht. 5 heißt wie neu, 1 heißt reparaturbedürftig. Wichtiger als die Skala selbst ist, dass alle sie gleich anwenden. Ergänze bei Abweichungen eine kurze Beschreibung wie „Griff locker“ oder „Riss im Bezug unten rechts“.

Halte dich an diese Regeln, damit die Liste im Alltag funktioniert:

• Eine Hauptfassung. Es gibt genau eine gültige Liste, mit Datum der letzten Änderung. Keine Kopien im Messenger, keine Datei namens „final2“.
• Feste Namen. Bei mehreren Wohnungen gilt ein Schema wie Objekt–Raum–Gerät, also „WE2-KÜ-01“. Fotos heißen genauso. Dann findet jede Reinigungskraft sich in jeder Wohnung zurecht.
• Belege getrennt. Rechnungen, Garantiescheine und Anleitungen liegen im Objektordner. In der Liste steht nur der Verweis.
• Verbrauch extra. Toilettenpapier, Müllbeutel, Spülmittel und Schwämme gehören auf eine Nachfüllliste mit Mindestbestand, nicht ins Inventar.
• Wäsche als Bestand. Bettwäsche und Handtücher führst du mit Soll-Menge je Bett plus Reserve. Sonst fällt ein Schwund erst auf, wenn eine Garnitur fehlt.
• Sicherheit dokumentieren. Rauchwarnmelder mit Prüftermin, Feuerlöscher und Erste-Hilfe-Kasten mit Standort. Die Liste ersetzt keine Wartungsnachweise, sie erinnert nur daran.

Für deine Steuer zählt die Liste ebenfalls. Einzelne Möbel und Geräte bis 800 € netto darfst du im Jahr der Anschaffung voll absetzen (§ 6 Abs. 2 EStG). Liegen sie über 250 €, brauchst du ein Verzeichnis mit Anschaffungsdatum und Kosten, falls diese Angaben nicht schon aus der Buchführung hervorgehen. Eine Inventarliste mit Kaufdatum und Preis erfüllt diesen Zweck nebenbei. Was eine Monteurwohnung an Einrichtung braucht, steht in der Ausstattungs-Checkliste.

Was gehört ins Übergabeprotokoll einer Ferienwohnung oder Monteurwohnung?

Ins Übergabeprotokoll gehören die genaue Einheit, Datum und Uhrzeit, alle Beteiligten, die gezählten Schlüssel und jede Auffälligkeit mit Ort und Foto. Für Ferienwohnung und Monteurwohnung gilt derselbe Aufbau. Bei Monteuren kommen Firma und Ansprechpartner dazu.

Schreib es so klar, dass eine fremde Person es ohne Rückfrage versteht. Das ist der Maßstab, falls es irgendwann vor Gericht oder bei einer Versicherung landet.

Kopf des Protokolls - Objekt mit Adresse, Etage, Wohnungs- oder Zimmernummer - Buchungsnummer, Anreise- oder Abreisedatum, Uhrzeit - Vertragspartner (bei Firmen: Firma und Disponent) und die Person, die tatsächlich übernimmt oder zurückgibt - Anwesende Personen, gegebenenfalls ein Zeuge

Zustand je Raum - Böden, Wände, Türen, Fenster - Möbel und Betten, Matratzen ohne Bezug - Küche: Kochfeld, Backofen, Kühlschrank, Spüle, Unterschrank - Bad: Armaturen, Duschabtrennung, Fugen, Abfluss - Gerüche, Feuchte, Sauberkeit

Funktionsprüfung - Licht, Wasser warm und kalt, Heizung - WLAN, Fernseher, Waschmaschine, Herd - Fenster schließen, Türen sperren

Schlüssel und Zugänge - Jeder Schlüssel, Transponder und Garagenöffner einzeln gezählt - Codes nur als „ausgegeben am …“, nie die Ziffern selbst

Zähler - Strom, Wasser, Gas nur dann, wenn du nach Verbrauch abrechnest. Bei einer Pauschale kannst du sie weglassen.

Abschluss - Hinweis, dass Hausordnung und Inventarliste vorlagen - Strittige Punkte mit beiden Sichtweisen - Unterschriften, je eine Kopie als PDF

Schreib nie nur „in Ordnung“. Auch „kleine Macke“ oder „leichte Gebrauchsspuren“ sind zu ungenau. Besser: „Schranktür rechts, Kratzer 4 cm auf Griffhöhe“. Notiere nur, was du siehst. Ob etwas Abnutzung oder Schaden ist, bewertest du später getrennt.

Teste beim Rundgang, statt nur hinzusehen. Dreh das Wasser auf, betätige jeden Schalter, öffne jedes Fenster. Ein klemmender Fenstergriff fällt nur auf, wenn man ihn bewegt. Prüfe außerdem, bevor das Team Taschen und Werkzeugkisten abstellt. Dann bleiben Vorschäden am Boden sichtbar.

Fotos machst du immer doppelt: einmal die Übersicht, damit man die Stelle im Raum erkennt, einmal das Detail. Bei der Abreise wählst du möglichst denselben Blickwinkel. Personen gehören nicht aufs Bild.

Wer unterschreibt bei einer Firmenbuchung?

Bei einer Firmenbuchung unterschreibt die Person, die die Wohnung tatsächlich mit dir geprüft hat, meist der Vorarbeiter des Teams. Die Firma als Vertragspartner und der Disponent als Ansprechpartner stehen trotzdem im Kopf des Protokolls.

Im Monteurgeschäft fallen drei Rollen auseinander. Die Firma bucht und zahlt. Der Vorarbeiter übernimmt die Schlüssel. Zurückgeben kann zwei Monate später ein ganz anderer Kollege. Das Protokoll muss diese Personen getrennt aufführen. Sonst ist später unklar, wer was bestätigt hat.

Ein Beispiel: Eine Elektrofirma bucht eine Wohnung mit vier Betten für zwölf Wochen. Bei Anreise prüft der Vorarbeiter mit dir die Wohnung und unterschreibt. Der Disponent der Firma steht mit Telefonnummer und E-Mail im Kopf. Nach sechs Wochen wechseln zwei Monteure. Du notierst das Datum des Wechsels und machst eine kurze Kontrolle der Zimmer, die neu bezogen werden. Eine komplette Neuaufnahme der Wohnung brauchst du nicht.

Bei der Abreise unterschreibt, wer zurückgibt. Das Protokoll schickst du noch am selben Tag als PDF an den Disponenten. So kennt die Firma den Stand, bevor die Rechnung kommt. Wer für einen Schaden am Ende zahlt, hängt vom Vertrag ab und wird nicht durch die Unterschrift des Vorarbeiters entschieden.

Wie dokumentierst du ohne persönliche Übergabe?

Ohne persönliche Übergabe dokumentierst du den Zustand selbst, kurz vor der Anreise, mit Fotos, Datum, Uhrzeit und dem Vermerk, dass keine gemeinsame Prüfung stattfand. Diese Unterlagen schickst du zeitnah an Firma oder Gast. Eine einseitige Dokumentation ist schwächer als eine gemeinsame, aber weit besser als keine.

Bei Schlüsselbox, Codeschloss und später Anreise sieht dich der Gast oft nie. Baue die Dokumentation deshalb fest in den Ablauf ein:

1. Am Tag vor der Anreise oder am Morgen nach der Reinigung jeden Raum fotografieren, in der festen Reihenfolge. Vorschäden im Detail.
2. In die Anreiseinformation einen Satz schreiben: Bitte meldet Auffälligkeiten bis zum nächsten Morgen, am besten mit Foto, an diese Nummer.
3. Meldungen der Gäste mit Uhrzeit ins Protokoll übernehmen. Wer bis dahin nichts meldet, hat damit nichts rechtlich anerkannt. Die Absprache schafft aber Klarheit.
4. Bei der Schlüsselbox festhalten, welche Schlüssel oder Transponder hinterlegt sind und ob alle zurückkamen. Codes nach der Abreise ändern.
5. Nach der Abreise dieselben Bilder aus denselben Winkeln, bevor gereinigt wird.

Die Reinigungskraft ist bei Self-Check-in oft deine wichtigste Prüferin. Gib ihr keine Vollinventur auf, sondern eine kurze Soll-Ist-Kontrolle: Schlüssel, Fernbedienung, Töpfe und Geschirr, Wäsche, neue Schäden, Nachfüllbedarf. Wie das in einen Putzplan passt, steht im Artikel Reinigung im Monteurzimmer. Die Technik rund um Box, Code und Smart Lock erklärt Schlüsselübergabe und Self-Check-in.

Was tust du bei Streit oder später entdeckten Schäden?

Bei Streit vermerkst du den strittigen Punkt mit beiden Sichtweisen im Protokoll, statt ihn zu streichen. Später entdeckte Schäden hältst du als datierten Nachtrag mit Fundstelle und Fotos fest, bevor jemand reinigt oder repariert.

Niemand muss etwas unterschreiben, das er für falsch hält. Ein Satz wie „Gast sieht den Kratzer als Vorschaden, Vermieter nicht“ ist ehrlicher und im Streitfall nützlicher als eine erzwungene Einigung. Ist das Verhältnis schon angespannt, bitte eine neutrale Person als Zeugen dazu.

Ein Nachtrag braucht diese Angaben:

• Datum und Uhrzeit des Funds
• Raum und genaue Fundstelle
• Anlass, zum Beispiel Zwischenreinigung oder Reparatur
• Wer den Schaden entdeckt oder gemeldet hat: Gast, Kollege, Firma, Reinigung oder du
• Kurze Beschreibung und Fotos vor jeder Reinigung oder Reparatur

Ein Nachtrag belegt, wann du etwas bemerkt hast. Er belegt nicht, wer es verursacht hat. Deshalb zählen die Fotos vor der Anreise so viel: Erst der Vergleich macht die Zuordnung möglich.

Normale Gebrauchsspuren gehören ins Protokoll, aber nicht auf die Rechnung (§ 538 BGB). Eine zerkratzte Pfannenbeschichtung nach zwei Jahren ist Abnutzung. Ein gesprungenes Kochfeld ist es nicht. Behältst du eine Kaution ein, dann nur für einen belegten Schaden und nie auf bloßen Verdacht. Mehr dazu im Artikel Kaution bei Monteurzimmern.

Wie lange bewahrst du Protokolle, Fotos und Belege auf?

Übergabeprotokolle und Fotos bewahrst du auf, bis mögliche Ansprüche aus dem Aufenthalt erledigt oder verjährt sind; Kaufbelege für Einrichtung hebst du acht Jahre auf (§ 147 Abs. 3 AO). Für Protokolle selbst gibt es keine steuerliche Aufbewahrungsfrist.

Bei Protokollen und Fotos orientierst du dich an der Verjährung. Beim Mietvertrag sind das sechs Monate ab Rückgabe der Räume (§ 548 Abs. 1 BGB). Läuft eine Forderung oder ein Streit, bewahrst du die Unterlagen bis zum Abschluss auf. Danach löschst du, was du nicht mehr brauchst.

Die Löschung ist kein Ermessen. Fotos und Protokolle enthalten Namen und manchmal Personen im Bild. Nach der DSGVO dürfen personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden, wie der Zweck es erfordert (Art. 5 Abs. 1 Buchst. e DSGVO). Fotografiere deshalb Räume, keine Menschen, und lege eine feste Löschroutine fest, zum Beispiel einmal im Quartal.

Lege alles je Buchung an einem Ort ab und benenne es einheitlich: Objekt, Anreisedatum, Buchungsnummer. Dann findest du das Protokoll auch nach Monaten in Sekunden.

Vorlage: Übergabeprotokoll für Monteurwohnungen

Diese Vorlage füllst du einmal je Wohnung vor und ergänzt bei jeder Übergabe nur die Abweichungen. Sie passt für Anreise und Abreise gleichermaßen. Kopiere sie in dein Textprogramm oder deine Tabelle und passe Räume und Schlüssel an.

``` ÜBERGABEPROTOKOLL [ ] Anreise [ ] Abreise [ ] Teamwechsel

Objekt: __ Etage/Whg.: Buchungsnr.: ________ Datum: ..____ Uhrzeit: : Vertragspartner: ____ (Firma / Privat) Ansprechpartner Firma: __ Tel.: ___ Übernimmt / gibt zurück: __ Anzahl Personen: Anwesend: ____ Zeuge: ___

RAUM ZUSTAND OK AUFFÄLLIGKEIT (Ort, Größe) FOTO-NR. Schlafen 1 [ ] ___ Schlafen 2 [ ] ___ Küche [ ] ___ Bad [ ] ___ Flur / Eingang [ ] ___ Keller / Stellplatz [ ] ___

FUNKTION Licht [ ] Warmwasser [ ] Heizung [ ] WLAN [ ] Herd [ ] TV [ ]

SCHLÜSSEL Haustür / Wohnung / Zimmer / Briefkasten / Transponder / (ausgegeben / zurück)

ZÄHLER (nur bei Verbrauchsabrechnung) Strom __ Wasser _ Gas ___

INVENTAR Abgleich mit Inventarliste Stand .._ Abweichungen: ___

Hausordnung und Inventarliste lagen vor [ ] Strittige Punkte (beide Sichtweisen): ________

Unterschrift Vermieter: __ Unterschrift Übernehmer: _ Ohne gemeinsame Prüfung erstellt [ ] → versendet am _.._ an ___ ```

So gehst du beim Einsatz vor:

1. Vorausfüllen: Objekt, Räume, Schlüsselzahl und Ausstattung je Wohnung einmal eintragen.
2. Reihenfolge festlegen: immer dieselbe Route durch die Wohnung, in allen Objekten gleich.
3. Ausfüllen: nur Abweichungen und Auffälligkeiten mit Ort und Foto-Nummer.
4. Abschließen: Unterschriften oder Vermerk „ohne gemeinsame Prüfung“, PDF an Firma oder Gast.
5. Ablegen: unter Objekt, Datum und Buchungsnummer, zusammen mit den Fotos.

Aus der Praxis

Bei KWATERA24 liegt das Inventar in derselben Verantwortung wie Reinigung, Schäden und Zugänge. Der Grund ist einfach: Wer die Reinigung plant und Schäden aufnimmt, sieht als Erster, wenn ein Teil fehlt. Getrennte Zuständigkeiten führen dazu, dass ein fehlender Topf in keiner Liste auftaucht.

Ein Erfahrungswert aus der Vermieterpraxis betrifft die Wäsche. Betreiber, die Bettwäsche und Handtücher mit Soll- und Ist-Bestand führen, lassen die Reinigungskraft nach jedem Einsatz eintragen, was sie entnommen hat. So fällt Schwund innerhalb einer Woche auf und nicht erst beim nächsten großen Wechsel. Typische Verluste bei Langzeitbelegungen sind Kleinigkeiten: ein Handtuch, das mit ins Fitnessstudio geht, eine Gabel in der Brotdose auf der Baustelle.

Ein zweiter Erfahrungswert betrifft lange Firmenbelegungen. Wer Schäden und fehlende Teile über Monate sammelt und erst zum Auszug vorlegt, verärgert den Kunden, selbst wenn jeder Posten stimmt. Bewährt hat sich ein laufend geteiltes Protokoll, in das die Reinigung jeden Fund mit Foto einträgt. Die Firma erfährt davon am selben Tag.

Im Monteur-Podcast (Folge 08) erklärt Markus Wanning, warum ein Gästeschaden an deinem Inventar meist kein Versicherungsfall ist. Umso mehr hängt an deiner eigenen Dokumentation. Wer die Wohnung vorher fotografiert und die Liste aktuell hält, kann den Schaden dem richtigen Aufenthalt zuordnen.

Dazu im Podcast · Folge 08

Versicherung und Sicherheit

Versicherung und Sicherheit: was du absichern solltest – welche Versicherung welchen Schaden trägt und warum ein Gästeschaden am Inventar meist bei dir bleibt.

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Fazit

Inventarliste und Übergabeprotokoll beantworten zwei verschiedene Fragen: was in die Wohnung gehört und wie sie bei einem bestimmten Aufenthalt aussah. Pflicht ist keins von beiden, aber ohne sie lässt sich kaum ein Schaden einer Belegung zuordnen. Entscheidend ist ein fester Ablauf mit vorausgefüllter Vorlage, konkreten Ortsangaben und Fotos aus gleichen Winkeln. Bei Firmenbuchungen stehen Firma, Ansprechpartner und Übernehmer getrennt im Protokoll. Wer das bei jedem Wechsel gleich macht, braucht pro Übergabe wenige Minuten und streitet selten.

Den Überblick über alle Themen rund um die Vermietung findest du im Leitfaden Monteurzimmer vermieten.