Stornierung, No-Show und Anzahlung bei Monteurbuchungen

Was ist der Unterschied zwischen Absage, No-Show und Frühabreise?

Absage, No-Show und vorzeitige Abreise sind drei verschiedene Fälle: Die Firma sagt vorher ab, das Team erscheint gar nicht, oder es fährt früher heim. Im Monteurgeschäft verschieben sich Projekte: Ein Auftraggeber zieht zurück, zwei Kollegen wechseln die Baustelle, die Abnahme rutscht eine Woche.

Ob die Mail „Storno“ oder „Kündigung“ heißt, ändert nichts. Entscheidend sind die Vertragsart, der gebuchte Zeitraum und die Bedingungen, die vor der Buchung beim Kunden lagen.

Einen Sonderfall solltest du kennen: Ist ein echter Wohnraummietvertrag ohne festes Ende geschlossen, etwa monatsweise für einen Monteur, der länger bleibt, dann wird nicht storniert, sondern gekündigt. Welche Vertragsart bei dir vorliegt, klärt der Artikel Mietvertrag oder Beherbergungsvertrag.

Und vorher noch die Frage, ob überhaupt gebucht wurde. Eine Anfrage nach Preis und freien Betten bindet niemanden. Eine Vormerkung „bis Donnerstag 12 Uhr unverbindlich“ auch nicht, solange sie so klar formuliert ist. Verbindlich wird es, wenn ihr euch über Unterkunft, Zeitraum, Bettenzahl und Preis einig seid. Dafür braucht es kein Papier, eine Mail oder ein Telefonat reicht.

Was gilt bei einer Stornierung ohne Stornoregel?

Ohne Stornoregel zahlt die Firma nach § 537 Abs. 1 BGB den vollen Preis, abzüglich ersparter Aufwendungen und Einnahmen aus Neuvermietung. Das Mietrecht gilt im Kern auch für den Beherbergungsvertrag. § 537 Abs. 1 BGB sagt: Wer die Unterkunft aus Gründen, die bei ihm liegen, nicht nutzt, muss trotzdem zahlen. Projekt abgesagt, Team krank, Auftrag geplatzt: Das liegt in der Sphäre der Firma.

Zwei Posten musst du dir als Vermieter anrechnen lassen:

1. Ersparte Aufwendungen. Was dich die Belegung gekostet hätte und jetzt entfällt: Endreinigung, Zwischenreinigung, Wäsche, Verbrauchsmaterial, ein Teil von Strom, Wasser und Heizung.
2. Vorteile aus anderweitiger Verwertung. Vermietest du die Betten in dem Zeitraum an ein anderes Team, ziehst du diese Einnahmen ab.

Bei einer Monteurwohnung mit Selbstversorgung sind die ersparten Aufwendungen klein. Fixkosten wie Miete, Kredit, Versicherung, Grundsteuer und Internet laufen sowieso weiter. Für Hotels haben Gerichte die ersparten Aufwendungen oft pauschal geschätzt, bei reiner Übernachtung häufig mit 10 bis 20 % des Preises, mit Frühstück und Verpflegung deutlich höher. Für eine Wohnung ohne Service liegt der Wert eher am unteren Rand. Rechne trotzdem für deine eigenen Objekte nach, statt dich auf eine Zahl zu verlassen.

Die Neuvermietung ist der eigentliche Streitpunkt. Hättest du die Wohnung neu vermieten können? Hast du sie überhaupt wieder angeboten? § 537 BGB rechnet nur an, was du tatsächlich eingenommen hast. Im Streit stehst du aber schlecht da, wenn die Betten nach der Absage drei Wochen im Kalender gesperrt blieben, obwohl Anfragen da waren. Stell frei gewordene Nächte deshalb sofort wieder ein und notiere, ab wann sie buchbar waren und wer gefragt hat.

Der Nachteil: Du musst jede Position belegen. Deshalb lohnt eine vorher vereinbarte Staffel.

Welche Stornostaffel hält bei der Stornierung im Monteurzimmer?

Eine Stornostaffel hält, wenn sie vor der Buchung beim Kunden lag, realistische Sätze hat und den Nachweis eines geringeren Schadens erlaubt (§ 309 Nr. 5 BGB). Eine Stornostaffel ist rechtlich ein pauschalierter Schadensersatz. Sie gilt nur, wenn sie Vertragsbestandteil geworden ist, also vor der Buchung beim Kunden lag. Wie das gelingt, steht im Artikel AGB für Monteurzimmer.

Gegenüber Verbrauchern ist eine Pauschale in AGB unwirksam, wenn sie (§ 309 Nr. 5 BGB):

• den Schaden übersteigt, der nach dem gewöhnlichen Lauf der Dinge zu erwarten ist, oder
• dem Kunden nicht ausdrücklich erlaubt, nachzuweisen, dass kein oder ein wesentlich geringerer Schaden entstanden ist.

Gegenüber Firmen gilt § 309 BGB nicht direkt (§ 310 Abs. 1 BGB). Die Klausel wird dann an § 307 BGB gemessen, ob sie den Kunden unangemessen benachteiligt. In der Praxis ziehen Gerichte dabei ähnliche Maßstäbe heran. Eine Staffel ohne Gegenbeweis ist also auch bei der Baufirma kein sicherer Weg.

So baust du eine Staffel, die zu einer Monteurwohnung passt:

• Stufen am Vorlauf ausrichten. Je früher die Absage, desto größer die Chance auf Neuvermietung, desto niedriger der Satz.
• Die letzte Stufe an der Ersparnis messen. Sparst du bei kurzfristiger Absage rund 10 % deiner Kosten, sind 90 % gut begründbar. 100 % sind es nicht.
• No-Show ausdrücklich einbeziehen. Sonst streitet ihr, ob „gar nicht gekommen“ eine Absage war.
• Teilstorno regeln. Gilt die Staffel auch für einzelne Betten oder einzelne Nächte?
• Den Gegenbeweis-Satz nie weglassen.

Im Monteur-Podcast, Folge 05, nennt Markus Wanning die Staffel aus seinem eigenen Betrieb: Absage bis 14 Tage vor Anreise 25 %, bis 7 Tage vor Anreise 50 %, danach 90 % des Gesamtpreises. Das ist kein gesetzlicher Wert. Lass deine Sätze für dein Objekt prüfen.

Baustein (Beispiel, anpassen und anwaltlich prüfen lassen):

„Sagt der Kunde die Buchung ganz oder für einzelne Betten oder Nächte ab, berechnen wir bei Zugang der Absage bis 14 Tage vor Anreise 25 %, bis 7 Tage vor Anreise 50 % und danach 90 % des auf die abgesagten Leistungen entfallenden Preises. Reisen gebuchte Gäste ohne Absage nicht an, gilt der Satz von 90 %. Geleistete Anzahlungen werden verrechnet. Dem Kunden bleibt der Nachweis vorbehalten, dass uns kein oder ein wesentlich geringerer Schaden entstanden ist.“

Wer stattdessen kostenlose Storno bis zu einem Stichtag anbietet, gewinnt bei Disponenten Sympathie. Das kann sich lohnen, wenn deine Gegend genug Nachfrage hat, um kurzfristig nachzubelegen. Wer am Rand einer Kleinstadt vermietet, sollte damit vorsichtig sein.

Ein Wort zur Umsatzsteuer: Ob auf Stornokosten Umsatzsteuer anfällt und wie die Stornorechnung aussieht, ist eine eigene Frage. Die Finanzverwaltung sieht das inzwischen nicht mehr so großzügig wie früher. Kläre das mit deiner Steuerberatung. Mehr dazu im Artikel Stornorechnung und No-Show-Rechnung.

Was tun, wenn das Team nicht anreist (No-Show)?

Bei einem No-Show hältst du die Betten frei, bis die Frist aus deinen Bedingungen abgelaufen ist, und rufst zuerst den Disponenten an. Ein Beispiel: Sonntagabend, 21 Uhr. Die Betten sind bezogen, der Türcode ist verschickt, vom Team kommt nichts. Am Telefon geht keiner ran. Ist das schon ein No-Show?

Noch nicht. Monteure reisen oft erst Montag früh direkt zur Baustelle an. Verspätung ist keine Nichtanreise. Leg deshalb in den Bedingungen fest, ab wann ein Team als nicht angereist gilt. Eine praktikable Regel: Ohne Nachricht bis 12 Uhr am Tag nach dem Anreisetag gilt die Buchung als nicht angetreten. Ab dann darfst du die Betten anderweitig vergeben, die Kostenfolge richtet sich nach deiner Staffel.

Was du bei einem No-Show tun solltest:

• Erst den Disponenten anrufen, nicht nur den Monteur. Die Firma ist dein Vertragspartner. Oft weiß das Büro längst, dass der Auftrag verschoben wurde, und hat vergessen, dir Bescheid zu geben.
• Alles mit Uhrzeit festhalten: Anrufversuche, Nachrichten, ob der Türcode genutzt wurde.
• Schriftlich nachfassen. Eine kurze Mail an die Firma: Team nicht angereist, ab wann die Betten neu vergeben werden, welche Kosten nach den Bedingungen anfallen.
• Betten wieder anbieten, sobald die Frist abgelaufen ist, und notieren, ab wann sie buchbar waren.

Ein No-Show bei Firmenkunden ist meist ein Kommunikationsloch zwischen Projektleitung, Disposition und Team. Wer bei größeren oder kurzfristigen Buchungen zwei Tage vorher Anreisetag, Uhrzeit und Personenzahl noch einmal bestätigen lässt, hat deutlich weniger leere Betten. Das deckt sich mit den Erfahrungswerten aus der Vermieterpraxis.

Späterer Start, weniger Leute, früheres Ende

Bei einem späteren Start, weniger Leuten oder einem früheren Ende bleibt die Firma für gebuchte Betten und Nächte grundsätzlich zahlungspflichtig, wenn ihr nichts anderes vereinbart. Bei Projektbuchungen ändert sich meist nur ein Teil: Das Team kommt später, nur vier statt sechs reisen an, die Montage endet früher.

Teilstorno. Sagt die Firma einzelne Betten ab, gilt dafür dieselbe Logik wie für die ganze Buchung. Wichtig ist, dass die Absage konkret ist: welche Betten, welche Nächte, ab wann. „Wir sind weniger“ reicht nicht, weil du mit einer vagen Aussage weder neu vermieten noch die Rechnung anpassen kannst.

Späterer Start. Rechtlich ist das eine Absage der ersten Nächte. Praktisch ist es oft eine Umbuchung, die beiden Seiten mehr bringt als eine Stornorechnung. Hast du die Wohnung ab dem neuen Termin frei, biete die Verschiebung an, bevor du über Kosten sprichst. Bei KWATERA24 ist das am Telefon die erste Frage: Können wir verschieben statt stornieren?

Vorzeitige Abreise. Hier irren sich viele Firmen. Wer früher heimfährt, beendet die Buchung damit nicht. Der Schlüssel im Briefkasten ist keine Kündigung. Die Firma schuldet grundsätzlich den gebuchten Zeitraum, du rechnest an, was du sparst und durch Neubelegung einnimmst (§ 537 BGB). In der Praxis einigt ihr euch meist auf eine Verkürzung: neues Enddatum, Restbetrag, Erstattung der Anzahlung, Kaution. Halte das schriftlich fest. Ohne Einigung gilt deine Staffel, wenn sie auch die Verkürzung erfasst. Sonst bleibt es bei § 537 BGB.

Abreise wegen Mängeln. Anders liegt es, wenn die Unterkunft nicht in Ordnung ist: die Dusche fällt aus, die zugesagten Einzelbetten fehlen, die Heizung läuft im Januar nicht. Dann kann der Kunde mindern und unter Umständen fristlos kündigen. Das setzt aber grundsätzlich voraus, dass du vorher eine Frist zur Abhilfe hattest (§ 543 Abs. 1 und 3 BGB). Eine Projektänderung ist kein Mangel der Unterkunft.

Für Firmen mit wechselndem Bedarf lohnt eine Abmachung vorab: Verlängerung wochenweise, Absage einzelner Betten mit festem Vorlauf, etwa bis Donnerstag 12 Uhr für die kommende Woche. Damit wissen beide Seiten, woran sie sind. Mehr zu laufenden Firmenbuchungen findest du im Leitfaden Monteurzimmer vermieten.

Wie hoch sollte die Anzahlung sein, und was passiert bei Absage?

Für die Anzahlung nennt das Gesetz keine Höhe; sie ist Teil des Preises und wird bei einer Absage mit den Stornokosten verrechnet. Eine Anzahlung verhindert keine Absage, aber du läufst danach keinem Betrag hinterher.

Drei Begriffe werden ständig verwechselt:

Mehr zur Sicherheitsleistung steht im Artikel Kaution bei Monteurzimmern.

Wie hoch? Das Gesetz nennt keine Quote. Orientier dich an deinem Risiko: Wie lange hältst du die Betten frei, wie schwer bekommst du sie kurzfristig neu belegt? Bei einer Nacht lohnt der Aufwand kaum. Bei einem Team, das drei Wochen sechs Betten blockiert, ist eine Anzahlung in Höhe der ersten Woche oder rund ein Drittel des Gesamtpreises ein vernünftiger Rahmen (Erfahrungswert, keine Vorgabe). Bei langen Aufenthalten funktioniert Vorauskasse je Abrechnungszeitraum oft besser: Woche eins vor Anreise, jede weitere Woche vor ihrem Beginn.

Was in die Bestätigung gehört: Betrag, konkretes Zahlungsdatum statt „sofort“, Zahlungsweg, Verrechnung mit dem Gesamtpreis, Termin der Restzahlung, und die Folge, falls das Geld ausbleibt. Diese Regeln müssen vor der Buchung stehen. Einseitig nachschieben kannst du sie danach nicht.

Wenn die Anzahlung nicht kommt. Ein verbindlicher Vertrag endet nicht automatisch, nur weil die Firma zu spät zahlt. Setz eine kurze, angemessene Nachfrist und kündige an, was danach passiert. Erst wenn auch die verstreicht, kannst du zurücktreten. Einfacher ist es, wenn du vorher vereinbart hast, dass die Buchung erst mit Zahlungseingang fest wird oder dass der Zugang erst nach Zahlung freigegeben wird. Beides muss vor der Buchung klar kommuniziert sein, nicht erst am Anreisetag.

Die Verfallklausel. „Bei Absage verfällt die Anzahlung“ klingt einfach und ist riskant. Bei einer frühen Absage, für die deine Staffel 25 % vorsieht, wäre eine verfallene Anzahlung von einem Drittel eine verdeckte Pauschale ohne Gegenbeweis. Schreib stattdessen: Die Anzahlung wird mit den Stornokosten verrechnet, ein Überschuss erstattet.

Steuerlich entsteht die Umsatzsteuer auf eine Anzahlung schon mit dem Zahlungseingang, nicht erst mit der Übernachtung (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4 UStG). Du stellst also eine Anzahlungsrechnung und ziehst Anzahlung und Steuer in der Schlussrechnung wieder ab.

Rechenbeispiel: sechs Betten, drei Wochen, Absage nach neun Tagen

Im Beispiel kostet eine Absage neun Tage vor Anreise mit Staffel 1.764 €, ohne Staffel bis zu 3.106,80 € vor Abzug der Neuvermietung. Ein Trockenbaubetrieb bucht sechs Betten für 21 Nächte zu 28 € netto pro Bett und Nacht. Gesamtpreis: 6 × 21 × 28 € = 3.528 € netto. Vereinbart sind die Staffel 25/50/90 % mit Gegenbeweis und eine Anzahlung von 1.200 €, die pünktlich eingeht. Neun Tage vor Anreise ruft der Disponent an: Der Auftrag ist geplatzt. (Beispielwerte, keine Auswertung.)

Mit Staffel. Neun Tage vor Anreise liegt die Absage in der Stufe „bis 7 Tage“, also 50 %. Stornokosten: 1.764 €. Davon ist die Anzahlung von 1.200 € schon gezahlt. Offen bleiben 564 €. Kann die Firma später belegen, dass du die Wohnung ab der zweiten Woche an ein anderes Team vermietet hast, darf sie einen geringeren Schaden geltend machen.

Ohne Staffel, nach § 537 BGB. Du rechnest vom vollen Preis aus. Angenommen, du sparst eine Endreinigung mit Wäsche für sechs Betten (180 €), eine Zwischenreinigung (90 €) und rund 1,20 € Verbrauch pro Bett und Nacht (151,20 €). Zusammen 421,20 €, rund 12 %. Bleiben 3.106,80 €. Vermietest du die Wohnung ab Nacht 8 für zwei Wochen an andere Monteure, ziehst du diese Einnahmen ab. Bei gleichem Preis wären das 4 × 14 × 28 € = 1.568 € für vier Betten, und die Rechnung schrumpft deutlich.

Variante Teilstorno. Der Auftrag platzt nicht, aber nur vier Leute kommen und eine Woche später. Abgesagt sind dann zwei Betten für 21 Nächte (1.176 €) und vier Betten für die erste Woche (784 €). Nach Staffel 50 %: 980 € Stornokosten. Verlängert die Firma stattdessen am Ende um eine Woche, hast du die Nächte nicht verloren, sondern nur verschoben. Diese Frage stellst du am Telefon zuerst.

Was das Beispiel zeigt: Bei einer frühen Absage liegt die Staffel oft unter § 537 BGB. Dafür spart sie Beweisarbeit, und der Disponent kannte die Zahl vorher.

Dazu im Podcast: Folge 05 – Der Beherbergungsvertrag. Warum Monteure einen Beherbergungsvertrag bekommen, was ohne Stornoregel gilt und wie meine Staffel von 25, 50 und 90 % aufgebaut ist.

Für Disponenten: so sagst du richtig ab

Als Disponent zahlst du bei einer Absage umso weniger, je früher und konkreter du sie schriftlich beim Vermieter meldest. Zeitpunkt und Form der Absage entscheiden, was die Firma zahlt. Je früher der Vermieter weiß, dass Betten frei werden, desto eher kann er sie neu vergeben, und desto weniger bleibt bei dir hängen.

Vor der Buchung klären: - [ ] Bis wann ist eine Absage kostenlos oder günstig? - [ ] Welche Sätze gelten danach, auch bei Nichtanreise? - [ ] Kann ich einzelne Betten oder Nächte absagen? - [ ] Wie läuft eine Verkürzung, wenn das Projekt früher endet? - [ ] Wie hoch ist die Anzahlung, wann ist sie fällig, wie wird sie verrechnet? - [ ] Wer bei uns darf ändern und absagen? Nur diese Person meldet sich beim Vermieter.

Die Absage selbst: - [ ] Schriftlich, per Mail oder Nachricht, nicht nur am Telefon und nie nur über den Monteur - [ ] Unterkunft, Buchungsnummer, Firmenname, Zeitraum - [ ] Ganz oder teilweise: welche Betten, welche Nächte, ab welchem Datum frei - [ ] Nach einer Verschiebung fragen, bevor du ganz absagst - [ ] Schriftliche Bestätigung anfordern, mit Stornokosten und Verrechnung der Anzahlung

Fährt das Team früher heim, bitte um eine Verkürzung ab einem konkreten Datum und lass dir die Restforderung aufgeschlüsselt bestätigen. Was du bei der Unterkunftsplanung sonst noch beachten solltest, steht im Leitfaden Unterkunft für Mitarbeiter.

Fazit

Absage, No-Show und Frühabreise lassen sich nicht verhindern, aber vorher regeln. Ohne Regel gilt § 537 BGB, und dann streitet ihr über ersparte Aufwendungen und Neuvermietung. Eine Stornostaffel mit realistischen Sätzen, einem No-Show-Satz, einer Regel für einzelne Betten und dem Satz zum Gegenbeweis erspart dir diesen Streit, wenn sie vor der Buchung beim Kunden liegt. Die Anzahlung sichert dich ab, solange du sie verrechnest statt einbehältst. Und am Telefon gilt: Erst nach einer Verschiebung fragen, dann über Kosten reden.