Kleinunternehmerregelung bei Vermietung: wann sie sich für Vermieter lohnt

Was bedeutet die Kleinunternehmerregelung für Vermieter?

Für Vermieter heißt die Kleinunternehmerregelung aus § 19 UStG: Du schreibst keine Umsatzsteuer auf die Rechnung, führst keine ab und gibst keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen ab. Seit dem 1. Januar 2025 sind die Umsätze eines Kleinunternehmers steuerfrei. Vorher hieß es, die Steuer werde „nicht erhoben“. Im Alltag ändert die neue Formulierung wenig. § 19 Abs. 1 Satz 2 UStG nimmt Kleinunternehmer ausdrücklich von den Erklärungspflichten des § 18 Abs. 1 bis 4 UStG aus. Das Finanzamt kann eine Erklärung trotzdem anfordern.

Wichtig ist, was die Regel nicht regelt. Sie sagt nichts darüber, ob du gewerblich vermietest oder privat. Das ist eine Frage des Gewerbe- und Einkommensteuerrechts, die wir im Artikel Gewerbe anmelden für Monteurzimmer auseinandernehmen. Ein Kleingewerbe ist also nicht automatisch ein Kleinunternehmen im Sinne des Umsatzsteuerrechts, und umgekehrt kann ein angemeldeter Gewerbebetrieb Kleinunternehmer sein. Auch die Einkommensteuer bleibt: Den Gewinn oder Überschuss aus der Vermietung erklärst du ganz normal, egal wie du bei der Umsatzsteuer eingeordnet bist.

Die Regel gilt je Unternehmer, nicht je Objekt. Vermietest du allein eine Wohnung und zusammen mit deinem Bruder in einer GbR eine zweite, sind das umsatzsteuerlich zwei Unternehmer mit je eigener Grenze. Hast du dagegen drei Wohnungen auf deinen Namen, zählt alles zusammen.

Welche Steuersätze gelten, wenn du kein Kleinunternehmer bist, also 7 % auf die Übernachtung und 19 % auf Extras wie Parkplatz oder Wäscheservice, steht ausführlich im Artikel Umsatzsteuer bei Monteurzimmern. Hier geht es nur um die Frage davor: mit Umsatzsteuer oder ohne.

Umsatzgrenze 25.000 Euro oder 100.000 Euro: welche gilt wann?

Für die Kleinunternehmerregelung gelten seit 2025 beide Grenzen: höchstens 25.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr und im laufenden Jahr maximal 100.000 €. § 19 Abs. 1 UStG prüft beide Jahre gleichzeitig:

Die Vorjahresgrenze von 25.000 € ist die, die Vermieter in der Praxis bremst. Machst du 2026 einen Gesamtumsatz von 26.000 €, bist du 2027 vom ersten Tag an regelbesteuert, auch wenn du 2027 nur 10.000 € einnimmst. Die Schwelle von 100.000 € greift nur, wenn du im Vorjahr unter 25.000 € geblieben bist und dann im laufenden Jahr stark wächst.

Neu seit 2025 ist die harte Wirkung im laufenden Jahr. Das BMF-Schreiben vom 18.03.2025 stellt klar: Der Umsatz, der die 100.000 € überschreitet, ist schon voll steuerpflichtig, er wird nicht aufgeteilt. Alles danach ebenso.

Gründungsjahr: Fängst du im laufenden Jahr neu an, setzt die Finanzverwaltung 25.000 € als Schwelle an, und zwar auf den tatsächlichen Umsatz dieses Jahres (Abschn. 19.1 Abs. 3 UStAE in der Fassung des BMF-Schreibens). Eine Hochrechnung aufs volle Jahr ist nicht vorgesehen. Startest du im September mit zwei Monteurwohnungen, die eine Firma bis Weihnachten komplett bucht, kann das allein schon reichen.

Vereinnahmt, nicht vereinbart: Gezählt werden die Entgelte, die tatsächlich bei dir eingegangen sind (§ 19 Abs. 2 Satz 1 UStG). Eine Anzahlung, die im Dezember auf dem Konto landet, gehört ins alte Jahr, auch wenn der Aufenthalt erst im Januar beginnt.

Welche Einnahmen zählen zur Umsatzgrenze?

Zur Umsatzgrenze zählen alle Einnahmen aus kurzfristiger Beherbergung samt Nebenleistungen, die steuerfreie Dauervermietung von Wohnungen nach § 4 Nr. 12 UStG zählt nicht. Diesen Punkt schätzen viele Vermieter falsch ein, und zwar in beide Richtungen.

Was nicht zählt: § 19 Abs. 2 UStG zieht unter anderem die nach § 4 Nr. 11 bis 29 UStG steuerfreien Umsätze vom Gesamtumsatz ab. Darunter fällt die langfristige Vermietung von Wohnungen nach § 4 Nr. 12 UStG. Ebenfalls außen vor bleibt der Verkauf von Anlagevermögen, etwa einer alten Einbauküche. Eine Ausnahme gibt es: Hast du bei gewerblichen Mietern auf die Steuerfreiheit verzichtet (§ 9 UStG), zählen diese Mieten mit.

Was zählt: Die kurzfristige Beherbergung ist ausdrücklich nicht steuerfrei (§ 4 Nr. 12 Satz 2 UStG). Übernachtungen in Monteurzimmern und Ferienwohnungen gehen also voll in die Grenze ein, dazu alle Nebenleistungen:

• Endreinigung und Zwischenreinigung
• Wäschepakete, Handtuchwechsel, Wäscheservice für Arbeitskleidung
• Stellplatz, Frühstück, Waschmaschinennutzung gegen Gebühr
• Stornogebühren und einbehaltene Beträge, soweit sie Entgelt sind
• Einbehalte aus der Kaution für Schäden (prüfen lassen); die Kaution selbst, die du zurückzahlst, ist kein Umsatz

Praxisfall: Eine Vermieterin hat sechs Wohnungen dauerhaft vermietet, rund 58.000 € Kaltmiete im Jahr. Zusätzlich richtet sie im Dachgeschoss eine Monteurwohnung ein, die etwa 18.000 € im Jahr bringt. Für § 19 UStG sind die 58.000 € steuerfreie Wohnraummiete und bleiben draußen. Es zählen nur die 18.000 €. Sie kann also Kleinunternehmerin sein, obwohl ihre Einnahmen insgesamt bei 76.000 € liegen. Ob das klug ist, ist eine andere Frage. Die Antwort gibt das Rechenbeispiel über fünf Jahre.

Passt die Kleinunternehmerregelung zur Vermietung von Ferienwohnung oder Monteurzimmer?

Bei einer Ferienwohnung mit Privatgästen passt die Kleinunternehmerregelung oft, bei Monteurzimmern mit Firmenkunden selten. Steuerlich sind Ferienwohnung und Monteurzimmer dasselbe: kurzfristige Beherbergung, regelbesteuert mit 7 % nach § 12 Abs. 2 Nr. 11 UStG, oder eben steuerfrei als Kleinunternehmer. Der Unterschied liegt bei den Gästen.

Urlauber sind Privatleute. Sie zahlen den Endpreis und können keine Vorsteuer ziehen. Wenn du als Kleinunternehmer 100 € pro Nacht nimmst, bleiben dir 100 €. Bist du regelbesteuert und hältst den Preis, gehen davon 6,54 € ans Finanzamt. Bei einer kleinen Ferienwohnung mit Privatgästen ist die Kleinunternehmerregelung deshalb oft ein echter Vorteil.

Firmenkunden rechnen netto. Die Baufirma, die drei Monteure schickt, holt sich die 7 % als Vorsteuer zurück. Ob auf deiner Rechnung 25 € netto plus 1,75 € Umsatzsteuer stehen oder 25 € ohne Steuer, ist für sie gleich. Du dagegen verlierst als Kleinunternehmer die Vorsteuer auf deine Einkäufe. Deshalb sagt Markus Wanning im Monteur-Podcast (Folge 06) klar: Wer an Firmen vermietet und wachsen will, plant von Anfang an mit Umsatzsteuer.

Dazu kommt die Größe. Im Monteur-Podcast (Folge 06) rechnet Markus Wanning dazu vor: 25.000 € sind bei rund 25 € netto pro Bett und Nacht nicht einmal drei Betten, die das ganze Jahr belegt sind. Eine einzige Monteurwohnung mit vier Betten und ordentlicher Auslastung liegt schnell darüber. Spätestens im zweiten Jahr ist die Regel dann ohnehin weg.

Ein Sonderfall, der öfter vorkommt: Du vermietest eine Ferienwohnung im Sommer an Urlauber und im Winter an Monteurteams. Dann hängt die Antwort an deinem Kundenmix. Rechne beide Varianten mit deinen echten Zahlen durch, bevor du dich festlegst.

Wie behältst du den Umsatz unterjährig im Blick?

Den Umsatz behältst du im Blick, wenn du die Zahlungseingänge monatlich summierst und große Buchungen vor der Zusage hochrechnest. Die Kleinunternehmerregelung endet selten mit Ansage. Meist ist es eine einzelne Firmenbuchung: zwölf Wochen, sechs Betten, Zahlung in zwei Raten. Die erste Rate liegt noch unter der Grenze, mit der zweiten bist du drüber. Hast du einen Preis „ohne Umsatzsteuer“ vereinbart, steckt die Steuer ab jetzt in deinem Preis. Nachfordern kannst du sie nur, wenn der Vertrag das vorsieht.

Nach dem BMF-Schreiben vom 18.03.2025 wird es bei Anzahlungen noch strenger: Überschreitest du die Grenze zwischen Anzahlung und Restzahlung, unterliegt der gesamte Umsatz der Regelbesteuerung.

So behältst du die Kontrolle:

1. Monatlich summieren, was tatsächlich eingegangen ist: Übernachtungen, Reinigung, Extras, Anzahlungen. Erstattungen abziehen.
2. Große Buchungen vorher hochrechnen. Bevor du ein Angebot über mehrere Monate abschickst, prüf, wo du danach stehst.
3. Preisklausel ins Angebot. Schreib hinein, dass sich der Preis um die gesetzliche Umsatzsteuer erhöht, falls du steuerpflichtig wirst. Bei Firmen ist das unproblematisch, sie ziehen die Steuer ab.
4. Vorlagen bereithalten: Rechnungsvorlage mit Steuerausweis, Preisangaben im Inserat, Steuernummer für Voranmeldungen.

Für das laufende Jahr unterhalb von 100.000 € ist der Puffer groß. Kritisch wird für die meisten die 25.000-€-Marke, denn sie entscheidet über das ganze Folgejahr.

Was kostet dich der fehlende Vorsteuerabzug bei der Renovierung?

Als Kleinunternehmer zahlst du jede Rechnung brutto: Bei 15.000 € netto für Einrichtung und Renovierung trägst du 2.850 € Umsatzsteuer selbst. Der Grund: Steuerfreie Umsätze schließen den Vorsteuerabzug aus (§ 15 Abs. 2 UStG). Beim Start einer Monteurwohnung kommt einiges zusammen:

• Betten, Matratzen, Schränke, Küchenzeile
• Waschmaschine, Trockner, Kühlschrank
• Maler, Elektriker, Bodenleger
• Reinigungsdienst, Software, Inserate

Ein regelbesteuerter Vermieter bekommt diese 2.850 € vom Finanzamt zurück. Ausgaben ohne Umsatzsteuer, etwa Miete bei Rent-to-Rent, Versicherungen oder Grundsteuer, betrifft der Nachteil nicht.

Ein späterer Wechsel zur Regelbesteuerung hilft nur teilweise. Ändern sich die Verhältnisse innerhalb des Berichtigungszeitraums, wird die Vorsteuer nach § 15a UStG anteilig berichtigt: bei beweglichen Wirtschaftsgütern wie Möbeln über fünf Jahre, bei Gebäudeteilen über zehn. Für jedes Wirtschaftsgut, dessen Vorsteuer höchstens 1.000 € beträgt, unterbleibt die Berichtigung ganz (§ 44 Abs. 1 UStDV). Ein Bett für 600 € fällt da klar darunter. Ob und wie viel du bei einem Wechsel zurückbekommst, solltest du dir vorher von deiner Steuerberatung ausrechnen lassen.

Andersherum gilt das Gleiche: Wer regelbesteuert renoviert und danach in die Kleinunternehmerregelung zurückfällt, muss unter Umständen einen Teil der gezogenen Vorsteuer zurückzahlen.

Rechenbeispiel: Kleinunternehmer oder Regelbesteuerung über fünf Jahre

Mit Firmenkunden liegt die Regelbesteuerung im Beispiel nach fünf Jahren 6.650 € vorn, mit Privatgästen der Kleinunternehmer um 546,25 €. Die folgende Rechnung vergleicht drei Varianten über fünf Jahre. Alle Werte sind Beispielwerte, keine Prognose.

Annahmen: - Einnahmen 22.000 € im Jahr, also knapp unter der Grenze von 25.000 € - Einrichtung und Renovierung im ersten Jahr: 15.000 € netto - laufende Kosten mit Umsatzsteuer (Reinigung, Software, Verbrauchsmaterial): 4.000 € netto im Jahr - vereinfachend 19 % Vorsteuer auf alle Kosten; Kosten ohne Umsatzsteuer (Miete, Versicherung) und Ertragsteuern bleiben außen vor

Die drei Varianten: - A – Kleinunternehmer: 22.000 € kommen ohne Steuer rein, alle Kosten fallen brutto an. - B – Regelbesteuerung, Firmenkunden: Der Nettopreis bleibt bei 22.000 €, die Firmen zahlen 7 % obendrauf und ziehen sie ab. Du ziehst die Vorsteuer. - C – Regelbesteuerung, Privatgäste: Der Endpreis bleibt bei 22.000 €, darin stecken 1.439,25 € Umsatzsteuer. Du ziehst die Vorsteuer.

Was das Beispiel zeigt:

• Mit Firmenkunden liegt die Regelbesteuerung nach fünf Jahren 6.650 € vorn. Die Firma merkt den Unterschied nicht, du schon: 2.850 € Vorsteuer aus der Einrichtung plus 760 € jedes Jahr aus den laufenden Kosten.
• Mit Privatgästen dreht sich das Bild. Obwohl du in Variante C die Vorsteuer aus 15.000 € Einrichtung bekommst, liegt der Kleinunternehmer nach fünf Jahren 546,25 € vorn. Die 7 % auf jede Übernachtung wiegen auf Dauer schwerer als die Vorsteuer.
• Ohne große Anfangsinvestition wird der Abstand bei Privatgästen größer: In jedem Jahr wie Jahr 2 liegt der Kleinunternehmer 679,25 € vorn.

Mit deinen eigenen Zahlen kann das Ergebnis anders ausfallen. Entscheidend sind drei Werte: wie viel du investierst, wer deine Gäste sind und ob du die Grenze in den nächsten Jahren ohnehin überschreitest.

Wie verzichtest du auf die Kleinunternehmerregelung?

Den Verzicht erklärst du nach § 19 Abs. 3 UStG gegenüber dem Finanzamt, spätestens bis Ende Februar des übernächsten Kalenderjahres. Du musst die Kleinunternehmerregelung nicht nutzen. Der Verzicht wirkt ab Beginn des betroffenen Jahres. Nach dem BMF-Schreiben vom 18.03.2025 gilt auch schon als Verzicht, wenn du in deinen Voranmeldungen oder der Jahreserklärung Umsatzsteuer nach den allgemeinen Regeln berechnest.

Die Verzichtserklärung ist unwiderruflich und bindet dich mindestens fünf Kalenderjahre. Danach kannst du sie mit Wirkung zum Beginn eines Jahres widerrufen.

Zwei Fehler, die ich öfter sehe:

• Verzicht wegen einer einzigen Anschaffung. Eine neue Küche für 6.000 € bringt 1.140 € Vorsteuer. Wer dafür fünf Jahre lang Privatgästen 7 % abgibt, verliert bei 20.000 € Jahresumsatz schnell mehr.
• Kein Verzicht trotz klarem Wachstum. Wer ohnehin im zweiten Jahr über 25.000 € kommt, verschenkt im ersten Jahr die Vorsteuer auf die teuerste Phase, nämlich die Einrichtung.

Was muss auf eine Rechnung als Kleinunternehmer?

Eine Rechnung als Kleinunternehmer braucht seit 2025 nur fünf vereinfachte Pflichtangaben nach § 34a UStDV:

1. vollständiger Name und Anschrift von dir und vom Leistungsempfänger
2. deine Steuernummer, deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder deine Kleinunternehmer-Identifikationsnummer
3. Ausstellungsdatum
4. Art und Umfang der Leistung, also Unterkunft, Zeitraum, Zahl der Betten oder Personen
5. das Gesamtentgelt und ein Hinweis, dass die Leistung nach § 19 UStG (Kleinunternehmer) steuerfrei ist

Eine fortlaufende Rechnungsnummer verlangt § 34a UStDV nicht. Für deine Buchhaltung und für Firmenkunden solltest du sie trotzdem vergeben, genau wie einen klaren Leistungszeitraum mit An- und Abreisetag.

Als Hinweis reicht eine Zeile wie: „Kein Umsatzsteuerausweis, Leistung steuerfrei nach § 19 Abs. 1 UStG (Kleinunternehmer).“ Was nicht auf die Rechnung gehört: „inkl. 7 % MwSt.“, „zzgl. USt.“ oder ein Steuerbetrag, auch nicht „0 %“.

Die Kleinunternehmer-Identifikationsnummer brauchst du nur, wenn du die Kleinunternehmerregelung in einem anderen EU-Staat nutzen willst. Für die Monteurwohnung in Deutschland genügt die Steuernummer.

E-Rechnung: Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen, § 34a UStDV erlaubt Papier oder PDF. Empfangen musst du E-Rechnungen aber seit 2025 wie jedes Unternehmen. Was das konkret heißt, steht unter E-Rechnung für Vermieter. Die Pflichtangaben für regelbesteuerte Rechnungen findest du unter Rechnung für Monteurzimmer.

Was tust du, wenn eine Firma Umsatzsteuer auf der Rechnung verlangt?

Weise als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer aus, auch wenn die Firma darum bittet, sonst schuldest du den Betrag nach § 14c UStG dem Finanzamt. Es kommt vor, dass die Buchhaltung einer Montagefirma eine Rechnung zurückschickt: „Bitte mit ausgewiesener Mehrwertsteuer.“ Die Versuchung ist groß, einfach 7 % draufzuschreiben. Lass es.

Die Firma darf den ausgewiesenen Betrag trotzdem nicht als Vorsteuer abziehen. Du hast Ärger, sie hat keinen Vorteil.

Was du stattdessen tust:

• Status vorab nennen. Schreib schon ins Angebot: „Als Kleinunternehmer (§ 19 UStG) berechne ich keine Umsatzsteuer. Der genannte Preis ist der Endpreis.“
• Kurz erklären. Die Firma verliert nichts: Sie bucht deinen Rechnungsbetrag als Betriebsausgabe, so wie den Nettobetrag einer regelbesteuerten Rechnung.
• Rechnungsdaten vorher einholen. Firmenname exakt wie auf der Bestellung, Rechnungsanschrift, Bestell- oder Projektnummer.

Fragen viele deiner Firmenkunden danach, ist das ein Signal. Dann passt die Regelbesteuerung wahrscheinlich besser zu deinem Geschäft.

Checkliste: passt die Regelung zu dir?

Spricht eher für die Kleinunternehmerregelung: - [ ] Umsatz aus Beherbergung klar unter 25.000 € im Jahr, auch in den nächsten Jahren - [ ] überwiegend Privatgäste, etwa Urlauber in der Ferienwohnung - [ ] wenig Investitionen, Einrichtung schon vorhanden - [ ] einfache Abrechnung ohne Voranmeldungen ist dir wichtig

Spricht eher für die Regelbesteuerung: - [ ] überwiegend Firmenkunden, die Vorsteuer abziehen - [ ] hohe Kosten für Einrichtung oder Renovierung in den nächsten Jahren - [ ] weitere Wohnungen geplant, Grenze absehbar überschritten - [ ] einzelne große Firmenbuchungen, die dich über Nacht über die Grenze heben

Vor der Entscheidung klären: - [ ] Umsätze der letzten zwölf Monate nach Eingang, ohne steuerfreie Dauervermietung - [ ] geplante Anschaffungen mit Nettobetrag und Umsatzsteuer - [ ] Kundenmix Firmen und Privat in Prozent - [ ] Preisklausel für den Fall der Steuerpflicht in deinen Angeboten

Dazu im Podcast: Folge 06 – Rechnungsstellung mit Umsatzsteuer. Warum die Kleinunternehmerregel bei Firmenkunden selten passt, was mit 7 % und was mit 19 % läuft und wie eine Rechnung aussieht, die eine Firma ohne Rückfrage bezahlt. → Folge 06 anhören

Fazit

Die Kleinunternehmerregelung ist für Vermieter weder gut noch schlecht, sie passt zu einem bestimmten Geschäft. Bei einer kleinen Ferienwohnung mit Urlaubern, wenig Investitionen und stabilen Umsätzen unter 25.000 € spart sie dir Geld und Papierkram. Bei Monteurzimmern mit Firmenkunden kostet sie dich die Vorsteuer, ohne dass dein Kunde etwas davon hat. Prüf deine Zahlen einmal im Jahr und vor jeder großen Buchung, denn über die Grenze kommst du schneller als gedacht. Einen Überblick über alle Steuern rund um die Vermietung findest du unter Steuern beim Monteurzimmer, den Gesamtleitfaden unter Monteurzimmer vermieten.