Meldeschein im Monteurzimmer: Meldepflicht für Monteurgäste (Stand 2026)

Was hat sich 2025 beim Meldeschein geändert?

Ab dem 1. Januar 2025 unterschreiben nur noch ausländische Gäste einen Meldeschein (§ 29 Abs. 2 BMG), deutsche Gäste nicht mehr. Im Netz kursieren zur Reform zwei Fassungen. Die eine sagt, der Meldeschein sei abgeschafft. Die andere behauptet, es habe sich kaum etwas geändert. Beides stimmt nicht, und der Blick in den Normtext klärt es schnell.

Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (Art. 6, BGBl. 2024 I Nr. 323) hat § 29 Abs. 2 BMG zum 1. Januar 2025 umgeschrieben. Seitdem heißt es dort: Beherbergte ausländische Personen unterschreiben am Tag der Ankunft einen besonderen Meldeschein. Vorher galt das für alle Gäste, auch für Deutsche.

Was gleich geblieben ist:

• Du musst als Betreiber Meldescheine bereithalten (§ 30 Abs. 1 BMG).
• Die ausländischen Gäste weisen sich mit gültigem Pass oder Passersatz aus (§ 29 Abs. 3 BMG).
• Inhalt, Aufbewahrung und Vorlagepflicht gegenüber Behörden regelt weiter § 30 BMG.
• Die elektronischen Wege aus § 29 Abs. 5 BMG gibt es weiterhin.

Für viele Monteurvermieter hat die Reform damit weniger verändert, als die Schlagzeilen versprochen haben. Ein Trupp aus Breslau oder Temeswar füllt genauso Meldescheine aus wie 2024. Nur der Elektriker aus Kassel ist raus.

Wer braucht im Monteurzimmer einen Meldeschein?

Einen Meldeschein brauchen im Monteurzimmer alle Gäste ohne deutsche Staatsangehörigkeit. Anmeldung beim Bürgeramt und Wohnungsgeberbestätigung kommen erst bei langen Aufenthalten oder echtem Mietvertrag dazu.

Die Zeile mit dem echten Mietvertrag ist der Graubereich. Ob deine Unterkunft melderechtlich als Beherbergungsstätte gilt, hängt davon ab, wie du sie betreibst. Wechselnde Gäste, Beherbergungsvertrag, Reinigung und Wäsche sprechen dafür, ein klassischer Mietvertrag über eine Wohnung dagegen. Den Unterschied erklärt der Artikel Mietvertrag oder Beherbergungsvertrag. Im Zweifel fragst du bei deiner Meldebehörde nach, die Antwort kann von Kommune zu Kommune anders ausfallen.

Wird als Grafik (HTML) umgesetzt, siehe Bildbriefing.

Was gehört auf den Meldeschein?

Auf den Meldeschein gehören nach § 30 Abs. 2 BMG genau sieben Angaben und die Unterschrift des Gastes, mehr nicht.

• Tag der Ankunft und voraussichtlicher Tag der Abreise
• Familienname und Vornamen
• Geburtsdatum
• Staatsangehörigkeiten
• Anschrift
• Zahl der mitreisenden Angehörigen und deren Staatsangehörigkeit (bei Reisegesellschaften entsprechend)
• Seriennummer des Passes oder Passersatzes

Dazu kommt die Unterschrift des Gastes. Zahlt er im elektronischen Verfahren per Karte, speicherst du die Zuordnungsnummer des Zahlungsmittels mit.

Telefonnummer, Kennzeichen des Transporters oder Rechnungsadresse der Firma gehören nicht auf den Meldeschein. Die brauchst du vielleicht trotzdem, aber für Buchung, Parken oder Rechnung. Halte diese Daten getrennt. Das klingt pedantisch, erspart dir aber später Ärger bei Aufbewahrung und Löschung, weil für jeden Zweck eine andere Frist läuft.

Einzelne Länder dürfen per Landesrecht zusätzliche Angaben für Kur- oder Fremdenverkehrsbeiträge zulassen (§ 30 Abs. 3 BMG). Wo das gilt, gibt die Gemeinde meist ein eigenes Formular aus.

Ausweis prüfen: so läuft es richtig

Jeder ausländische Gast, der namentlich auf dem Meldeschein steht, muss sich mit einem gültigen Pass oder Passersatz ausweisen. Für EU-Bürger genügt der nationale Personalausweis.

Deine Aufgabe nach § 30 Abs. 2 BMG: Angaben auf dem Schein mit dem Dokument abgleichen. Stimmt etwas nicht, ist der Ausweis abgelaufen oder hat der Gast keinen dabei, vermerkst du das auf dem Meldeschein. Du musst niemanden abweisen und keine Ersatzlösung erfinden. Ein altes Handyfoto vom Pass, das der Kollege schickt, ersetzt keine Vorlage.

Eine Kopie des Ausweises schreibt das Melderecht nicht vor. Vorlage und Abgleich reichen. Wer trotzdem ein Bild des Ausweises speichert, etwa weil der Abgleich im digitalen Check-in anders nicht möglich ist, braucht dafür einen klaren Zweck, eine Rechtsgrundlage und eine Löschfrist. Ein Foto im privaten WhatsApp-Verlauf oder in einem offenen Mailordner hat dort nichts verloren. Mehr unter Datenschutz für Vermieter.

Ist ein elektronischer Meldeschein erlaubt?

Ja, ein elektronischer Meldeschein ist erlaubt, wenn der Gast zustimmt (§ 29 Abs. 5 BMG). Papier ist also nicht Pflicht. Der Haken: Der Gast muss die Richtigkeit am Tag der Ankunft bestätigen, und zwar über eines dieser Verfahren:

1. Kartenzahlung mit starker Kundenauthentifizierung,
2. elektronischer Identitätsnachweis (Online-Ausweisfunktion),
3. Auslesen des Chips von eID-Karte oder elektronischem Aufenthaltstitel vor Ort,
4. ein weiteres Verfahren, das das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) auf Antrag für höchstens fünf Jahre zugelassen hat.

Ein beliebiges Webformular, ein PDF mit eingefügter Unterschrift oder eine Excel-Liste der Firma erfüllt das nicht. Wer elektronisch arbeitet, muss außerdem technische und organisatorische Schutzmaßnahmen nach Art. 24, 25 und 32 DSGVO treffen (§ 30 Abs. 5 BMG).

Für die Praxis heißt das: Lass dir von deinem Software-Anbieter schriftlich erklären, welches dieser Verfahren er umsetzt. Kann er es nicht beantworten, unterschreiben ausländische Gäste am Ankunftstag zusätzlich auf Papier. Die digitale Gästeliste bleibt trotzdem nützlich, nur eben als Organisationswerkzeug.

Wer muss sich melden, wenn die Firma bucht und die Leute wechseln?

Melden muss sich jeder ausländische Gast, der tatsächlich anreist, nicht die buchende Firma und nicht die Namensliste aus der Anfrage. Im Hotel kommt der Gast an die Rezeption. Im Monteurzimmer läuft es anders, und genau da entstehen die Fehler.

Beispiel (ausgedacht, aber typisch): Eine Personalfirma bucht sechs Betten für vier Wochen. In der Anfrage stehen sechs Namen. Am Sonntag reisen vier an, zwei Polen und zwei Deutsche, der Letzte gegen 23 Uhr, Schlüssel aus dem Tresor. Montagabend kommen zwei Rumänen nach, die auf keiner Liste standen. In Woche zwei fährt einer der Polen nach Hause, ein Kroate übernimmt sein Bett.

Was du hier brauchst:

• Erst vier Meldescheine, dann fünf. Nicht sechs. Für die zwei Polen und die zwei Rumänen, jeweils am eigenen Ankunftstag, in Woche zwei kommt der des Kroaten dazu. Die Deutschen brauchen keinen.
• Die Namensliste der Firma ist Vorbereitung, kein Nachweis. Sie hilft dir, Betten zuzuordnen. Melden muss sich, wer tatsächlich kommt.
• Späte Anreise löst nur den Schlüssel. Der Code für den Tresor ersetzt keine Unterschrift und keine Ausweisprüfung. Leg vorher fest, wie das am Ankunftstag passiert: persönlich, durch eine beauftragte Person oder über ein Verfahren nach § 29 Abs. 5 BMG. Wie Self-Check-in sonst funktioniert, steht unter Schlüsselübergabe und Self-Check-in.
• Der Wechsel ist eine neue Anreise. Der Kroate bekommt einen eigenen Meldeschein mit eigenem Ankunftsdatum, beim Polen trägst du die tatsächliche Abreise nach. Ab ihr läuft seine Aufbewahrungsfrist.
• Staatsangehörigkeit nicht raten. Nicht aus Firmensitz, Nachname oder Sprache schließen. Fragen, spätestens beim Check-in.

Erfahrungswerte aus der Vermieterpraxis zeigen einen Fehler immer wieder: Bei Firmenbuchungen landen im Check-in die Daten des Chefs oder der Disponentin statt die der Bewohner. Dann stimmt die Rechnung, aber die Meldedaten fehlen. Im Monteur-Podcast, Folge 05, erklärt Markus Wanning deshalb, warum bei ihm niemand ohne vollständigen Check-in einen Zugang bekommt.

Hilfreich ist ein kurzer Hinweis an die Firma schon mit der Buchungsbestätigung. Etwa so: „Bitte nenn uns vor Anreise, wer tatsächlich kommt. Gäste ohne deutsche Staatsangehörigkeit bringen bitte einen gültigen Pass oder Personalausweis mit, sie füllen bei Ankunft einen Meldeschein aus.“ Behaupte dabei nicht, alle müssten sich melden. Das stimmt seit 2025 nicht mehr und verunsichert deutsche Kunden unnötig. Wie du Verlängerungen und Personalwechsel bei Firmenkunden insgesamt organisierst, erklärt der Artikel Firmenbuchungen managen.

Und die Reisegesellschaft? § 29 Abs. 2 BMG erlaubt bei Reisegesellschaften mit mehr als zehn Personen, dass nur die Reiseleitung unterschreibt und Zahl und Staatsangehörigkeiten der übrigen angibt. Ein Monteurtrupp mit zwölf Leuten ist deshalb nicht automatisch eine Reisegesellschaft. Gedacht ist die Regel für organisierte Gruppenreisen. Verlass dich nicht darauf, dass der Vorarbeiter für alle unterschreibt, ohne das mit deiner Meldebehörde geklärt zu haben.

Wie lange musst du Meldescheine aufbewahren?

Meldescheine bewahrst du ein Jahr ab dem Tag der Abreise auf und vernichtest sie danach innerhalb von drei Monaten (§ 30 Abs. 4 BMG). Für elektronisch erhobene Daten gilt dasselbe. Manche Ratgeber rechnen ab Ankunft, das Gesetz knüpft an die Abreise an. Bei einem Monteur, der drei Monate bleibt, macht das einen Unterschied.

Während der Frist müssen die Scheine auffindbar sein. Die zuständigen Behörden, etwa Polizei oder Meldebehörde, dürfen sie einsehen und elektronische Daten maschinenlesbar anfordern. Zugeschickt werden die Scheine nicht, sie bleiben bei dir.

Für den Datenschutz gilt:

• Rechtsgrundlage ist die gesetzliche Pflicht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Eine Einwilligung brauchst du für den Meldeschein nicht, für den elektronischen Weg aber die Zustimmung des Gastes nach § 29 Abs. 5 BMG.
• Zweckbindung: Die Daten vom Meldeschein dürfen nur für die in § 31 BMG genannten Zwecke verarbeitet werden, etwa durch Behörden, für Kurbeiträge, Gästekarten oder die Beherbergungsstatistik. Newsletter, Stammgastliste oder Werbung gehören nicht dazu.
• Zugriff nur, wer ihn braucht. Deine Reinigungskraft muss wissen, dass Zimmer 3 frei ist. Geburtsdatum und Passnummer braucht sie nicht.
• Ablage: Papier in einen abschließbaren Schrank, nicht in die Küchenschublade der Monteurwohnung. Digital mit persönlichen Zugängen.
• Löschtermin gleich mitdenken. Am besten setzt du ihn beim Check-out, dann vergisst du ihn nicht.

Wann brauchst du eine Wohnungsgeberbestätigung?

Eine Wohnungsgeberbestätigung brauchst du erst, wenn sich der Gast beim Bürgeramt anmelden muss. Mit dem Meldeschein hat sie nichts zu tun, sie gehört zur regulären Anmeldung. Wer eine Wohnung bezieht, meldet sich innerhalb von zwei Wochen an (§ 17 Abs. 1 BMG), und du als Wohnungsgeber bestätigst den Einzug in derselben Frist (§ 19 Abs. 1 BMG), schriftlich oder elektronisch.

In der Beherbergungsstätte wird die Wohnungsgeberbestätigung erst relevant, wenn der Aufenthalt die Grenzen aus § 29 Abs. 1 BMG überschreitet:

• über sechs Monate, wenn der Gast anderswo in Deutschland gemeldet ist,
• über drei Monate, wenn er im Inland keine Wohnung hat. Das betrifft gerade ausländische Monteure ohne deutschen Wohnsitz.

Die Bestätigung enthält nach § 19 Abs. 3 BMG deinen Namen und deine Anschrift (bist du nicht Eigentümer, auch den Namen des Eigentümers), das Einzugsdatum, die Anschrift der Wohnung und die Namen der meldepflichtigen Personen.

In der Praxis wollen ausländische Monteure sich oft früher anmelden, weil sie für Steuer-ID, Bankkonto oder Lohnabrechnung eine Meldeadresse brauchen. Ob das Bürgeramt die Anmeldung vor Ablauf der Fristen annimmt, entscheidet es selbst. Stellst du eine Bestätigung aus, muss der Einzug echt sein. Eine Adresse für eine Anmeldung herzugeben, ohne dass dort jemand wohnt, ist verboten (§ 19 Abs. 6 BMG) und kann bis zu 50.000 € kosten.

Kurbeitrag, Gästekarte, Statistik: was die Gemeinde zusätzlich wissen will

Auch wenn deutsche Gäste keinen Meldeschein mehr ausfüllen, kann deine Gemeinde Daten verlangen. Drei Fälle, jeweils mit eigener Grundlage:

• Kurbeitrag, Gästebeitrag oder Übernachtungsabgabe nach Ortssatzung. Ob berufliche Aufenthalte befreit sind und welche Nachweise du dafür brauchst, steht in der Satzung deiner Gemeinde.
• Gästekarte in Tourismusorten, oft mit eigenem Meldeformular.
• Beherbergungsstatistik nach dem Beherbergungsstatistikgesetz. Betriebe ab einer bestimmten Größe melden monatlich an das statistische Landesamt. Ob du dazugehörst, sagt dir das Landesamt.

Diese Pflichten hängen nicht an der Staatsangehörigkeit. Ein deutsches Team kann also keinen Meldeschein, aber trotzdem einen Abgabenachweis brauchen.

Welches Bußgeld droht beim Meldeschein?

Für Fehler beim Meldeschein sieht § 54 Abs. 2 BMG Bußgelder bis 1.000 € vor, für eine Scheinanmeldung sind es bis 50.000 €. Für Vermieter von Monteurzimmern sind unter anderem diese Ordnungswidrigkeiten relevant:

Den Meldeschein nicht rechtzeitig zu unterschreiben, ist übrigens eine Ordnungswidrigkeit des Gastes (§ 54 Abs. 2 Nr. 7 BMG). Du musst aber darauf hinwirken, dass er seine Pflicht erfüllt (§ 30 Abs. 1 BMG). „Der wollte nicht“ ist also keine gute Antwort, wenn du keinen Ablauf dafür hattest.

Checkliste: Check-in mit Meldeschein

Vor der Anreise - [ ] Firma nach den tatsächlichen Bewohnern und ihren Staatsangehörigkeiten fragen - [ ] Hinweis senden: Gäste ohne deutsche Staatsangehörigkeit bringen gültigen Pass oder Personalausweis mit - [ ] Meldescheine (Papier oder elektronisches Verfahren nach § 29 Abs. 5 BMG) bereitlegen - [ ] Festlegen, wer bei später Anreise Ausweis und Unterschrift am Ankunftstag übernimmt

Am Ankunftstag - [ ] Wer ist wirklich da? Abgleich mit Buchung und Bettenplan - [ ] Staatsangehörigkeit jedes Gastes klären - [ ] Ausländische Gäste: Meldeschein ausfüllen und unterschreiben lassen - [ ] Ausweis vorlegen lassen, Angaben abgleichen, Abweichungen oder fehlenden Ausweis auf dem Schein vermerken - [ ] Buchungs-, Rechnungs- und Kontaktdaten getrennt vom Meldeschein erfassen - [ ] Zugang freigeben

Während des Aufenthalts - [ ] Personalwechsel: neuer Meldeschein für den neuen Gast, tatsächliche Abreise beim alten nachtragen - [ ] Verlängerung: voraussichtliches Abreisedatum anpassen - [ ] Nähert sich der Aufenthalt drei bzw. sechs Monaten: auf Anmeldung und Wohnungsgeberbestätigung hinweisen

Nach der Abreise - [ ] Tatsächliches Abreisedatum dokumentieren - [ ] Meldeschein ein Jahr ab Abreise sicher aufbewahren - [ ] Löschtermin setzen: spätestens drei Monate nach Ende der Aufbewahrung vernichten

Wird als Grafik (HTML) umgesetzt, siehe Bildbriefing.

Dazu im Podcast: Folge 05 – Der Beherbergungsvertrag. Warum für Monteure der Beherbergungsvertrag besser passt als ein Mietvertrag, welche sechs Punkte hineingehören und warum bei Markus niemand ohne vollständigen Check-in einen Zugang bekommt. → Folge 05 anhören

Fazit

Der Meldeschein im Monteurzimmer ist seit 2025 schlanker geworden, verschwunden ist er nicht. Bei Teams aus dem Ausland betrifft er oft die Mehrheit deiner Gäste. Leg einen festen Ablauf fest: tatsächliche Bewohner klären, Staatsangehörigkeit fragen, am Ankunftstag Schein und Ausweis, Wechsel nachtragen, Löschtermin setzen. Dann sind Firmenbuchung, Personalwechsel und Anreise um 23 Uhr kein Problem mehr. Was du vor dem ersten Gast sonst klären musst, steht in Monteurzimmer vermieten: Voraussetzungen und Checkliste, den rechtlichen Überblick findest du unter Recht für Monteurzimmer.